Az RFID (Radio-Frequency Identification) technológia átalakítja a könyvtári adminisztrációt az gyűjtemény-igazgatási feladatok automatizálásával. Ez a fejlett technológia lehetővé teszi a könyvtárak számára, hogy hatékonyabban kezeljék az inventariumaikat és műveleteiket. Az RFID technológia implementálásával a könyvtárak túlmutatni tudnak a hagyományos módszerek fölött, növelve a könyvtári szolgáltatások teljesítményét.
Az RFID technológia lehetővé teszi a könyvtárak számára, hogy valós időben nyomon kövessék leltárjaikat, ami jelentősen javítja a mindennapi működés hatékonyságát a hagyományos vonalkódos rendszerekhez képest. A hagyományos vonalkódokkal szemben a dolgozóknak minden egyes könyvet kézzel kell leolvasniuk, ami rendkívül időigényes. Az RFID viszont másképp működik, mivel leltárzás során egyszerre több tárgyat is be tud olvasni. Ez végül kevesebb hibát és gyorsabb leltározást eredményez. Az időmegtakarítás jelentős különbséget jelent a könyvtárosok számára, akik így hirtelen több időt tudnak fordítani arra, hogy segítsék az olvasókat könyveket találni, rendezvényeket szervezni, vagy egyszerűen csak lélegezni tudjanak a csúcsidőszakok között. Számos könyvtáros arról számolt be, hogy az RFID rendszerekre való áttérés óta kevésbé érez stresszt a leltári határidőkkel kapcsolatban.
Az RFID rendszerek egyik fő előnye az, hogy képesek egyszerre több elemet is olvasni, ezáltal gyorsabbá és megbízhatóbbá téve az készletellenőrzéseket. A hagyományos módszerek ezzel szemben más történetet mesélnek. Ezeknél az öreg módszereknél a dolgozóknak minden egyes elemet külön kell leolvasniuk, ami csak hibákat szül és időpazarlás. Könyvtárak számára az RFID technológia valami forradalmian újat jelent. Lehetővé teszi a könyvek és egyéb anyagok nyomon követését az így sokkal manuálisabb munka nélkül. A rendszer a tévesen elhelyezett elemeket is gyorsan lokalizálhatja. Emellett az olvasók is észreveszik a különbséget, amikor nem kell hosszú perceket várni az újratelepített polcokra vagy keresések befejezésére. Összességében ez minden érintett számára gördülékenyebb élményt teremt.
Az RFID technológia valóban sokkal egyszerűbbé teszi a könyvtári készletek kezelését, lehetővé téve a dolgozók számára, hogy a teljes készletellenőrzést csak a korábban szükséges idő egy kis része alatt végezzék el. Miért? Az RFID rendszerek segítségével a könyvtárosok egyszerre több tucat könyvet is beolvashatnak, nem kell külön-külön leolvasniuk minden vonalkódot. Azok a könyvtárak, amelyek áttértek az RFID-re, azt jelentik, hogy készletük meglétét 99%-os pontossággal ellenőrzik, szemben a hagyományos vonalkódokkal, amelyeknél ez a pontosság csupán 70-80% körül mozog. Ekkora pontossággal a könyvtárak mindig naprakészek a katalógusinformációikban, és pontosan tudják, hogy minden könyv hol tartozik. Amikor a könyvtárak ilyen modern technológiai megoldásokat alkalmaznak, készletkezelő rendszerük mind megbízhatóbbá, mind sokkal hatékonyabbá válik, mint korábban.
Az RFID-technológia sokkal biztonságosabbá teszi a könyvtárakat, és segít megakadályozni a könyvek ellopását. A legtöbb beállítás tartalmaz biztonsági kapukat a kijáratoknál, amelyek jeleznek, ha valaki kölcsönzés nélkül próbál könyvet kivinni. Tanulmányok szerint az RFID-rendszerek telepítését követően számos könyvtárban kb. 40%-os csökkenést érnek el az eltűnt anyagok számában. Ennek a fejlődésnek az oka az, hogy ezek a rendszerek figyelemmel kísérik az épületen belüli minden egyes tételt, így semmi nem veszhet el vagy kerülhet engedély nélkül elvételre. Azoknak a könyvtáros vezetőknek az érdekeltsége, akik az értékes könyvek és forrásanyagok védelmét tartják szem előtt, az RFID valódi értéket képvisel a gyűjtemények biztonságban tartásában és sértetlenségének megőrzésében. Emellett nemcsak a veszteségek megelőzéséről szól ez a megoldás; az is időmegtakarítást jelent a személyzet számára, aki máskülönben az eltűnt tárgyak után nyomozna.
Az RFID-technológia valóban felgyorsítja a könyvek kikölcsönzését és visszavételét, mivel lehetővé teszi a könyvtárosok számára, hogy egyszerre több tárgyat is beolvassanak, ezzel az egész folyamatot sokkal gördülékenyebbé téve minden érintett számára. Számos könyvtárban mára kialakították az önálló kölcsönzési állomásokat, ahol az emberek saját maguk tudják kezelni a kölcsönzést és visszahozatalt személyzeti segítség nélkül. Az alkalmazottaknak így körülbelül egyharmaddal kevesebb időt kell ezekre a rutinfeladatokra fordítaniuk, ami azt jelenti, hogy több időt tudnak fordítani kutatási kérdések megválaszolására vagy események szervezésére. A munkaerőköltségeken megtakarított pénz a szolgáltatások fejlesztésére fordítható, miközben a felhasználók gyorsabb tranzakciókat kapnak, amit a könyvtárlátogatók többsége nagyra értékel, különösen csúcsidőszakban, amikor korábban hosszú sorokba kellett beállniuk.
Az RFID technológia implementálása könyvtárakban pontos tervezés és végrehajtás igényel annak biztosítása érdekében, hogy a rendszer hatékonyan feleljen meg az intézményi igényeknek. Ez a szakasz tárgyalja az RFID-rendszer bevezetésére vonatkozó stratégiai megközelítéseket a könyvtári környezetben, amelyek tervezésre, címke üzembe helyezésére és személyzet képzésére összpontosítanak.
Egy RFID rendszer sikeres bevezetésének alapja a jó, régi módon értelmezett tervezés, amely valóban megfelel a könyvtár tényleges igényeinek. Először is meg kell határozni, hogy milyen problémák állnak fenn, és milyen célokat szeretne elérni a könyvtár. Egy alapos igényfelmérés során azonosítani lehet olyan kérdéseket, mint például a könyvek nyomon követése és a lopás elleni biztonság javítása. A megvalósítás tervezésekor több fontos szempontot is figyelembe kell venni. Végezzenek helyszíni felmérést, hogy megállapítsák, hogyan befolyásolhatja a környezet a jel erősségét. Alaposan vizsgálják meg, hogy a dolgozók jelenleg hogyan végzik feladataikat, hogy megértsék, milyen változtatások szükségesek. Győződjenek meg arról is, hogy az új RFID technológia jól kompatibilis a már meglévő rendszerekkel. Mindezek a lépések hozzájárulnak egy megalapozott útiterv létrehozásához, amely során minimálisra csökkenthetők a kellemetlen meglepetések.
Az RFID-címkék elhelyezése az egész könyvtári gyűjteményben az ilyen technológia bevezetésének egyik alapvető lépését jelenti. Minden egyes tételnek, legyen az könyv, DVD vagy magazin, saját címkével kell rendelkeznie. A könyvtárak ezt a címközési folyamatot fokozatosan is elvégezhetik idővel, vagy ha az erőforrások ezt lehetővé teszik, egyszerre is. Ahhoz, hogy mindent megfelelően összekapcsoljunk, ezeket a kis chip-eket össze kell kötni azzal a kezelőrendszerrel, amely már működteti a könyvtárat. Ha ezt helyesen csinálják, a személyzet azonnali átláthatóságot kap arról, hogy mi hol található, pontosan tudni fogják, hova tűntek az eladó könyvek, és a kölcsönzéseket is sokkal gyorsabban tudják majd kezelni, mint korábban. Ugyanakkor, ha csak egyszerűen felragasztják a címkéket, és nem hozzák létre a megfelelő összekapcsolásokat, akkor tulajdonképpen az RFID technológia előnyeinek felét sem használják ki.
A legújabb RFID-rendszerből való maximális kihozatal érdekében a könyvtári személyzet megfelelő képzése szükséges. A képzésnek tartalmaznia kell, hogy az RFID-rendszer hogyan működik gyakorlatilag, például a self-check-out állomások üzemeltetését és a címkékkel történő készletnyilvántartást. Ez csökkenti a hibák számát és simítja a napi műveleteket. Miután mindenki részesült a képzésben, fontos az egész rendszer alapos tesztelése, mielőtt az egész könyvtárhálózaton élesítetnék. A tesztelés során kiderül, hogy az RFID-olvasók és címkék együttműködése megfelelő-e, illetve vannak-e kompatibilitási problémák. Egy kisebb méretű pilótaprogram először lehetővé teszi a rendszer esetleges hibáinak felismerését és kijavítását, mielőtt az összes könyvtárban bevezetnék. Bár egyik bevezetés sem zajlik teljesen zökkenőmentesen, ezeknek a lépéseknek a megtétele növeli annak az esélyét, hogy az RFID-technológia sikeresen beilleszkedik a könyvtári műveletekbe.
A könyvtárak technológiai fejlesztésen estek át az RFID okosrekeszeknek köszönhetően, amelyek egyre inkább megjelennek a modern létesítményekben. A polcokon belül beépített RFID-olvasók vannak, amelyek képesek érzékelni, hogy adott pillanatban mely könyvek találhatók meg rajtuk. Amikor bizonyos részlegek kezdenek kiürülni népszerű címekből, a személyzet értesítést kap, így pontosan tudják, hova kell először utánpótolni. Az olvasók is profitálnak ebből, mivel online ellenőrizni tudják, hogy egy adott könyv valóban elérhető-e még a polcon, mielőtt odamennének, így mindenkinek megtakarítva az időt és a frusztrációt. Számos könyvtár jelentette jelentős javulást a munkafolyamatokban az ilyen rendszerek telepítése után, kevesebb eltévesztett tárggyal és boldogabb ügyfelekkel, akik nem pazarolják az idejüket üres rekeszek után kutatva.
Az RFID-t használó, önálló kiszolgáló kioszkok a könyvtárakban valóban jelentős különbséget jelentenek a könyvek kölcsönzése és visszahozása szempontjából. A látogatók egyszerűen el tudják vinni az olvasnivalóikat, és leadni a régieket anélkül, hogy várakozniuk kellene a könyvtárosok segítségére, így megszűnnek azok a kellemetlen sorok, amelyeket mindannyian utálunk. Amikor a könyvtárak bevezetik ezeket a rendszereket, az alkalmazottakat felszabadítják, hogy olyan feladatokat végezzenek, amelyek túlmutatnak a tranzakciók feldolgozásán. Így a dolgozók nem egész nap a pult mögött ülnek, hanem időt tudnak tölteni azzal, hogy segítenek az embereknek forrásokat megtalálni, rendezvényeket szervezni, vagy akár javítani a számítógépeket, amelyek mindig az érettségi időszakban szoktak lefagyni. Mi a végeredmény? Boldog ügyfelek, akik nem kell órákat sorban álljanak, és könyvtárosok, akik végre van idejük olyan projektekre koncentrálni, amelyek valóban fontosak a közösség számára, és nem csupán vonalkódokat pásztáznak.
A könyvtárak egyre inkább elkezdték bevezetni a RFID-címkéket használó robotikai készletkezelő rendszereket, hogy hatékonyabban nyomon kövessék a könyveket és egyéb anyagokat. A robotok automatikusan végzik az állományellenőrzést, és sokkal gyorsabban találják meg az eltűnt vagy rossz helyre tett tárgyakat, mint a személyzet bármikor tudna. Kutatások azt mutatják, hogy amikor a könyvtárak áttérnek ezekre az RFID-alapú robotrendszerekre, csökkennek a nyilvántartási hibák és munkaerő-költségek egyaránt. Ezek a rendszerek nemcsak rendet tartanak, hanem jelentősen csökkentik azokat az órákat is, amelyeket a kézi készletellenőrzésre fordítanának. Ez azt jelenti, hogy a könyvtárosok több időt tölthetnek a látogatók kiszolgálásával, és nem kell egész nap az eltűnt könyvek után kutatniuk. Egyes könyvtárak azt jelentik, hogy az ellenőrzési idő felére csökkent, miközben magasabb pontosságot értek el az állományuk teljes körében.
Ezek az innovatív alkalmazások elfogadásával a könyvtárak képesek javítani a szolgáltatások minőségét, és megakadályozzák az olvasók elégedetlenségét és részvételét. Ahogy a könyvtári térkép tovább fejlődik, az RFID-technológia integrálása modern könyvtári kezelés egy élhetetlenélkülözhető része lesz.
Amikor az RFID találkozik az IoT-vel és a MI-vel, a könyvtárak meglehetősen hasznos eszközhöz jutnak különféle információk követéséhez és elemzéséhez. Ez a kombináció lehetővé teszi a könyvtárosok számára, hogy előrejelzéseket készítsenek arról, milyen könyvek lehetnek népszerűek a közeljövőben, optimalizálják az erőforrások elhelyezését, sőt akár személyre szabott olvasnivaló-listákat is javasolhatnak a korábbi kölcsönzési szokások alapján. Az ilyen technológiai megoldásokat alkalmazó könyvtárak kezdenek gyorsabban reagálni a közösségek tényleges igényeire, nem pedig találgatni, mit szeretnének a látogatók. Egyes könyvtárhelyiségek már most is rövidebb várakozási időt és hatékonyabb készletkezelést jelentenek, mióta ezeket a rendszereket a hagyományos RFID-címkék mellé bevezették.
Az RFID technológia és a korszerű elemzések együttes alkalmazása lehetővé teszi a könyvtárak számára, hogy aranybányába ütközzenek azzal kapcsolatban, hogy a látogatók valójában mit csinálnak, mit szeretnek és hogyan használják a könyvtári forrásokat. Amikor a könyvtárosok az RFID rendszerek adatait vizsgálják, képesek a könyv- és szolgáltatáskínálatot a valós igényekhez igazítani, nem pedig találgatásokra hagyatkozni. Ennek az egésznek az a lényege, hogy a pénzüket és erőfeszítéseiket oda összpontosítsák, ahol a legnagyobb hatással lehetnek. Az ilyen megközelítést alkalmazó könyvtárak általában elégedettebb ügyfeleket látnak, mivel a valós igényekre reagálnak, nem pedig elavult feltételezésekre, miszerint a olvasók mit szükségelkedhetnek.
Az RFID technológia egyre inkább megjelenik a könyvtárakban, és ezzel egyidejűleg egyre nagyobb hangsúlyt kapnak a környezetvédelmi szempontok. Egyre több figyelmet fordítanak azokra az anyagokra, amelyek nem károsítják a környezetet, illetve arra, hogyan lehet csökkenteni a régi elektronikai hulladékok lerakókban való felhalmozódását. Szakértők szerint a jövőben egyre inkább el fognak terjedni a könyvtári rendszerekben a lebomló RFID címkék, amelyek idővel természetesen lebomlanak, és nem maradnak örökké a szemétlerakókban. Ugyanakkor növekszik az érdeklődés az olyan rendszerek iránt is, amelyek üzemeltetés közben nem fogyasztanak nagy mennyiségű áramot. Amikor a könyvtárak a zöldítésre koncentrálnak, hosszú távon pénzt is takaríthatnak meg. Emellett ez hozzájárul a környezetünk jövő generációk számára való megóvásához is.
