×
Công nghệ RFID (Radio-Frequency Identification) đang cách mạng hóa việc quản lý thư viện bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ chăm sóc bộ sưu tập. Công nghệ tiên tiến này cho phép thư viện quản lý kho hàng và hoạt động một cách hiệu quả. Bằng cách triển khai công nghệ RFID, thư viện có thể nâng cao hiệu quả hoạt động vượt xa phương pháp truyền thống, tăng cường hiệu quả tổng thể của dịch vụ thư viện.
Công nghệ RFID giúp các thư viện theo dõi tình hình tồn kho theo thời gian thực, điều này rõ ràng làm tăng hiệu quả hoạt động hàng ngày so với các hệ thống mã vạch truyền thống. Với mã vạch thông thường, nhân viên phải quét từng cuốn sách một, điều này mất rất nhiều thời gian. Nhưng RFID hoạt động khác biệt vì có thể đọc nhiều tài liệu cùng lúc trong quá trình kiểm kê. Điều này đồng nghĩa với ít sai sót và quá trình đếm diễn ra nhanh hơn. Thời gian tiết kiệm được tạo ra sự khác biệt lớn cho nhân viên thư viện, họ bỗng có thêm nhiều giờ trong ngày để hỗ trợ độc giả tìm sách, tổ chức sự kiện hoặc đơn giản là có thời gian nghỉ ngơi giữa các giờ cao điểm. Nhiều thủ thư cho biết họ cảm thấy giảm căng thẳng hơn hẳn về các mốc thời gian kiểm kê kể từ khi chuyển sang sử dụng hệ thống RFID.
Một lợi ích lớn của hệ thống RFID nằm ở khả năng đọc nhiều mặt hàng cùng lúc, điều này giúp đẩy nhanh quá trình kiểm kê và làm cho quy trình đáng tin cậy hơn rất nhiều. Tuy nhiên, các phương pháp truyền thống lại kể một câu chuyện khác. Với những phương pháp cũ, nhân viên phải quét từng mặt hàng một, và quy trình này dễ dẫn đến sai sót và tốn thời gian. Đối với các thư viện nói riêng, công nghệ RFID đại diện cho một bước tiến khá cách mạng. Nó cho phép các thủ thư theo dõi sách và các tài liệu khác mà không cần thực hiện các thao tác thủ công. Hệ thống cũng có thể nhanh chóng tìm ra các vật phẩm bị đặt sai vị trí. Ngoài ra, người sử dụng thư viện sẽ cảm nhận được sự khác biệt khi họ không phải chờ đợi quá lâu để kệ sách được bổ sung hoặc để hoàn tất các cuộc tìm kiếm. Nhìn chung, nó tạo ra trải nghiệm mượt mà hơn cho tất cả mọi người liên quan.
Công nghệ RFID thực sự giúp việc quản lý tồn kho thư viện trở nên dễ dàng hơn rất nhiều, cho phép nhân viên hoàn thành việc kiểm kê toàn bộ sách trong một khoảng thời gian ngắn thay vì phải mất hàng ngày như trước đây. Lý do là gì? Các hệ thống RFID này cho phép các thủ thư quét hàng chục cuốn sách cùng một lúc thay vì phải quét từng mã vạch riêng lẻ. Nhiều thư viện chuyển sang sử dụng RFID báo cáo tỷ lệ kiểm kê chính xác lên tới khoảng 99%, vượt xa công nghệ mã vạch truyền thống chỉ đạt mức khoảng 70 đến 80%. Với mức độ chính xác này, các thư viện có thể luôn cập nhật thông tin danh mục và biết chính xác vị trí của từng cuốn sách. Khi các thư viện áp dụng giải pháp công nghệ hiện đại này, họ nhận thấy toàn bộ hệ thống tồn kho trở nên đáng tin cậy và hiệu quả hơn rất nhiều so với trước đây.
Công nghệ RFID giúp thư viện an toàn hơn nhiều và ngăn chặn việc sách bị đánh cắp. Hầu hết các hệ thống này đều có những cổng an ninh tại các lối ra, sẽ phát ra tiếng kêu bíp khi ai đó cố gắng mang sách ra ngoài mà chưa thực hiện thủ tục mượn. Các nghiên cứu cho thấy sau khi lắp đặt hệ thống RFID, nhiều thư viện ghi nhận mức giảm khoảng 40% lượng tài liệu mất cắp. Lý do cho sự cải thiện này là gì? Các hệ thống này theo dõi từng món đồ trong toàn bộ tòa nhà, vì vậy không có thứ gì bị thất lạc hoặc lấy đi mà không được phép. Đối với các quản lý thư viện lo lắng về việc bảo vệ những cuốn sách và tài liệu đắt tiền, RFID thực sự mang lại giá trị trong việc giữ gìn bộ sưu tập luôn đầy đủ và nguyên vẹn. Không chỉ đơn thuần ngăn chặn thất thoát, hệ thống còn giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên, thời gian mà họ sẽ phải dùng để tìm kiếm các tài liệu bị mất tích.
Công nghệ RFID thực sự giúp đẩy nhanh quá trình kiểm tra sách khi nhập và xuất vì nó cho phép các nhân viên thư viện quét nhiều tài liệu cùng lúc, làm cho toàn bộ quy trình trở nên thuận lợi hơn rất nhiều đối với tất cả những người liên quan. Nhiều thư viện hiện nay đã trang bị các trạm tự thanh toán nơi người dùng có thể tự mình thực hiện việc mượn và trả sách mà không cần sự hỗ trợ của nhân viên. Thời gian mà nhân viên phải bỏ ra cho các công việc định kỳ này giảm đi khoảng một phần ba, điều này đồng nghĩa với việc họ có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc hỗ trợ các câu hỏi nghiên cứu hoặc tổ chức sự kiện. Số tiền tiết kiệm được từ chi phí nhân công sẽ được đầu tư để cải thiện chất lượng dịch vụ, trong khi người dùng được trải nghiệm các giao dịch nhanh chóng hơn, điều mà hầu hết các độc giả đều đánh giá cao sau khi phải xếp hàng dài trong những giờ cao điểm.
Việc triển khai công nghệ RFID trong thư viện yêu cầu lập kế hoạch cẩn thận và thực hiện đúng cách để đảm bảo hệ thống đáp ứng hiệu quả nhu cầu của tổ chức. Phần này thảo luận về các phương pháp chiến lược để áp dụng hệ thống RFID trong môi trường thư viện, tập trung vào việc lập kế hoạch, triển khai thẻ tag và đào tạo nhân viên.
Để triển khai thành công một hệ thống RFID, việc lên kế hoạch cẩn thận phù hợp với nhu cầu thực tế của thư viện là yếu tố quan trọng hàng đầu. Trước hết, cần xác định rõ những vấn đề hiện tại và mục tiêu mà thư viện muốn đạt được. Một đánh giá nhu cầu đầy đủ sẽ giúp phát hiện các vấn đề như việc theo dõi sách vở và cải thiện an ninh chống trộm cắp. Trong quá trình lập kế hoạch, có một số điều quan trọng cần cân nhắc. Hãy tiến hành khảo sát thực địa để xem môi trường có thể ảnh hưởng đến cường độ tín hiệu như thế nào. Cần xem xét kỹ quy trình làm việc hiện tại của nhân viên để xác định những thay đổi cần thiết. Đồng thời đảm bảo công nghệ RFID mới tương thích tốt với các hệ thống hiện có. Tất cả những bước này sẽ góp phần xây dựng một lộ trình vững chắc cho việc triển khai hệ thống, giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh không mong muốn.
Việc gắn thẻ RFID ở khắp các tài liệu trong thư viện là một trong những bước quan trọng khi triển khai công nghệ này. Mỗi món đồ riêng biệt – dù là sách, DVD hay tạp chí – thực sự cần có một thẻ riêng cho nó. Các thư viện có thể thực hiện việc gắn thẻ này từ từ theo thời gian hoặc làm toàn bộ cùng lúc nếu nguồn lực cho phép. Việc kết nối mọi thứ đúng cách đồng nghĩa với việc liên kết những con chip nhỏ này với hệ thống quản lý hiện có của thư viện. Khi được thực hiện đúng, nhân viên sẽ có cái nhìn tức thì về vị trí từng món đồ, biết chính xác sách thất lạc đã biến mất ở đâu và xử lý việc trả sách nhanh hơn nhiều so với trước đây. Tuy nhiên, nếu chỉ đơn giản dán thẻ mà không thiết lập kết nối phù hợp, thì rõ ràng bạn đã làm mất đi một nửa lợi ích thực sự của công nghệ RFID.
Để khai thác tối đa lợi ích từ hệ thống RFID mới, cần phải đào tạo đúng cách cho nhân viên thư viện. Chương trình đào tạo cần bao gồm cách hệ thống RFID hoạt động thực tế, ví dụ như cách vận hành các trạm tự thanh toán và cách theo dõi hàng tồn kho bằng thẻ RFID. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và làm cho hoạt động hàng ngày diễn ra trơn tru hơn. Sau khi tất cả nhân viên được đào tạo, điều quan trọng là phải kiểm tra toàn bộ hệ thống một cách kỹ lưỡng trước khi triển khai trên toàn mạng lưới thư viện. Việc kiểm tra sẽ xác định các máy đọc RFID và thẻ có hoạt động tốt với nhau hay có vấn đề tương thích hay không. Việc chạy thử nghiệm quy mô nhỏ trước tiên sẽ cho chúng ta thời gian phát hiện và khắc phục các lỗi trong hệ thống trước khi triển khai cho tất cả các chi nhánh. Mặc dù không có sự triển khai nào hoàn toàn trơn tru, nhưng thực hiện các bước này sẽ làm tăng khả năng tích hợp thành công công nghệ RFID vào hoạt động thư viện.
Các thư viện đang được nâng cấp công nghệ nhờ vào việc ứng dụng giá thông minh RFID ngày càng phổ biến tại các cơ sở hiện đại. Những chiếc giá này được tích hợp sẵn thiết bị đọc RFID, có khả năng nhận biết chính xác những cuốn sách nào đang có trên giá tại bất kỳ thời điểm nào. Khi một số khu vực bắt đầu thiếu các đầu sách phổ biến, nhân viên sẽ được thông báo để biết rõ họ cần bổ sung sách ở đâu trước tiên. Người dùng thư viện cũng được hưởng lợi vì họ có thể kiểm tra trực tuyến để biết một cuốn sách cụ thể có thực sự sẵn có hay không trước khi đến đúng giá sách đó, giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt sự thất vọng cho tất cả mọi người. Nhiều thư viện cho biết họ đã ghi nhận cải thiện đáng kể trong quy trình làm việc sau khi lắp đặt hệ thống này, với số lượng tài liệu bị đặt sai vị trí ít hơn và khách hàng hài lòng hơn khi không còn mất thời gian tìm kiếm trong các ngăn trống.
Các quầy tự thanh toán bằng công nghệ RFID tại thư viện thực sự tạo ra sự khác biệt khi mượn và trả sách. Người dùng có thể nhanh chóng lấy sách mình cần và trả lại những cuốn đã đọc mà không cần chờ đợi nhân viên thư viện hỗ trợ, nhờ đó giảm thiểu những hàng dài khó chịu mà ai cũng ghét. Khi thư viện lắp đặt các hệ thống này, nhân viên được giải phóng khỏi việc chỉ xử lý giao dịch đơn thuần. Thay vì đứng suốt cả ngày ở quầy thu ngân, họ có thể dành thời gian hỗ trợ người dùng tìm tài liệu, tổ chức sự kiện, hoặc thậm chí sửa chữa những chiếc máy tính hay bị treo vào mỗi mùa thi. Kết quả cuối cùng là người dùng hài lòng vì không phải xếp hàng chờ đợi, và các nhân viên thư viện cũng có đủ năng lực để thực hiện những dự án thực sự mang lại giá trị cho cộng đồng thay vì chỉ quét mã vạch.
Các thư viện đang bắt đầu áp dụng các hệ thống robot kiểm kê sử dụng thẻ RFID để theo dõi sách và vật liệu tốt hơn. Các robot tự động thực hiện việc kiểm tra tồn kho, tìm kiếm những món đồ bị mất hoặc đặt sai vị trí nhanh hơn nhiều so với nhân viên. Nghiên cứu cho thấy khi các thư viện chuyển sang các hệ thống robot dựa trên RFID, họ ghi nhận ít sai sót hơn trong hồ sơ và tiết kiệm chi phí nhân sự. Ngoài việc giữ trật tự, các hệ thống này còn giảm đáng kể thời gian bỏ ra để thực hiện công việc kiểm kê thủ công. Điều đó có nghĩa là các thủ thư có thể dành nhiều thời gian hơn để hỗ trợ người dùng thay vì suốt ngày đi tìm sách bị mất. Một số thư viện cho biết họ đã giảm một nửa thời gian kiểm kê trong khi vẫn duy trì tỷ lệ chính xác cao hơn trên toàn bộ kho sách của mình.
Bằng cách áp dụng những ứng dụng đổi mới này, các thư viện có thể cung cấp dịch vụ tốt hơn, đảm bảo sự hài lòng và sự tham gia của độc giả. Khi cảnh quan thư viện tiếp tục thay đổi, việc tích hợp công nghệ RFID trở thành một phần không thể thiếu trong quản lý thư viện hiện đại.
Khi RFID kết hợp với IoT và AI, các thư viện có được những công cụ khá hiện đại để theo dõi và phân tích đủ loại thông tin. Sự kết hợp này cho phép các nhân viên thư viện dự đoán những cuốn sách mà người dùng có thể muốn mượn tiếp theo, xác định cách phân bổ nguồn lực hiệu quả nhất, và thậm chí gợi ý các danh sách đọc cá nhân hóa dựa trên thói quen mượn sách trước đây. Các thư viện áp dụng bộ công nghệ này bắt đầu phản ứng nhanh hơn với nhu cầu thực tế từ cộng đồng, thay vì chỉ phỏng đoán những gì họ nghĩ người dùng muốn. Một số chi nhánh thư viện đã ghi nhận thời gian chờ đợi ngắn hơn cho những đầu sách phổ biến và công tác quản lý kho được cải thiện kể từ khi triển khai hệ thống này cùng với các thẻ RFID truyền thống.
Công nghệ RFID kết hợp với phân tích nâng cao mang đến cho các thư viện một kho tàng thông tin quý giá về những gì người dùng thực sự làm, họ thích điều gì và họ sử dụng tài nguyên thư viện như thế nào. Khi các thủ thư xem xét toàn bộ dữ liệu từ các hệ thống RFID, họ có thể điều chỉnh lựa chọn sách và dịch vụ để đáp ứng đúng những gì người dùng thực sự mong muốn, thay vì chỉ đoán mò. Mục đích chính là đảm bảo rằng tiền bạc và công sức được đầu tư vào những nơi mang lại hiệu quả cao nhất. Các thư viện áp dụng cách tiếp cận này thường ghi nhận sự hài lòng cao hơn từ khách hàng, bởi vì họ đang phản hồi trước nhu cầu thực tế thay vì dựa trên những giả định lỗi thời về nhu cầu của người đọc.
Các thư viện ngày càng áp dụng công nghệ RFID, và khi điều này xảy ra, các mối quan tâm về môi trường đang dần trở thành trọng tâm. Chúng ta đang chứng kiến sự chú ý nhiều hơn đến các loại vật liệu không gây tổn hại cho hành tinh và những cách giảm lượng thiết bị điện tử cũ thải ra bãi rác. Trong tương lai, nhiều chuyên gia dự đoán chúng ta sẽ bắt đầu thấy các thẻ RFID có thể phân hủy sinh học được đưa vào sử dụng trong các hệ thống thư viện. Những thẻ này sẽ tự phân hủy theo thời gian thay vì tồn tại mãi mãi trong các bãi rác. Đồng thời, cũng có sự gia tăng quan tâm đến các hệ thống không tiêu thụ quá nhiều điện năng khi vận hành. Khi các thư viện tập trung vào việc xanh hóa hoạt động của mình, họ thực sự tiết kiệm được chi phí trong dài hạn. Ngoài ra, việc này còn hỗ trợ các nỗ lực lớn hơn nhằm bảo vệ môi trường cho các thế hệ mai sau.
