Znaczniki RFID zmieniają sposób funkcjonowania pralni na wielu płaszczyznach. Przesyłają informacje o ubraniach i pościeli za pomocą fal radiowych, umożliwiając automatyczne śledzenie stanu bez konieczności stałego nadzoru ludzkiego. Najczęściej te małe urządzenia są zszywane bezpośrednio z tkaniną lub mocowane do ręczników i pościeli w jakiś sposób, tak aby każdy pojedynczy element mógł być szybko przetwarzany i monitorowany przez cały okres jego cyklu życia w pralni. Największą zaletą jest mniejsza liczba błędów, ponieważ ludzie nie muszą już ręcznie sprawdzać wszystkiego. Zgodnie z badaniami z różnych sektorów, kiedy firmy przechodzą na systemy RFID, ich dokładność inwentaryzacji wzrasta do około 95%. Dla dużych pralni zajmujących się setkami, a nawet tysiącami przedmiotów codziennie, tego rodzaju precyzja zmienia wiele. Pracownicy spędzają mniej czasu na poszukiwaniu zagubionych przedmiotów lub podwajaniu zapasów, co pozwala im skoncentrować się na innych ważnych zadaniach.
Wiedza o tym, kiedy wybrać technologię RFID, a kiedy NFC, ma ogromne znaczenie przy doborze rozwiązań spełniających konkretne wymagania. RFID oznacza identyfikację radiową (Radio Frequency Identification) i działa z znacznie większej odległości niż NFC (Near Field Communication), która wymaga prawie bezpośredniego dotyku, aby poprawnie komunikować się z tagami. Jedną z głównych różnic jest liczba tagów, które każdy system może odczytać jednocześnie. Systemy RFID są w stanie zeskanować kilka przedmiotów naraz, co tłumaczy ich popularność w miejscach takich jak pralnie, gdzie istotne jest śledzenie dużej liczby elementów. NFC zazwyczaj komunikuje się tylko z jednym tagiem naraz, co wystarcza w przypadkach takich jak płatności mobilne w sklepach. Różnice cen również odgrywają rolę. Tagi RFID zazwyczaj są droższe, ponieważ oferują większy zasięg i dodatkowe funkcje. W środowisku biznesowym uważa się, że RFID daje więcej wartości za pieniądze w większych operacjach, takich jak zarządzanie zapasami pościeli hotelowej, podczas gdy NFC pozostaje najlepszym wyborem do szybkich płatności przy kasach sklepowych.
Hotele zauważają, że technologia RFID przekształca sposób, w jaki śledzi się przedmioty, takie jak pościel czy uniformy personelu, ponieważ zapewnia natychmiastową informację o tym, co faktycznie jest dostępne w danym momencie. Gdy menedżerowie otrzymują tego rodzaju bieżące aktualizacje, zmniejsza się dokuczliwe rozbieżności w inwentaryzacji, które marnują czas i pieniądze w całym przedsiębiorstwie. Mając dobre rozeznanie co jest dostępne, a czego brakuje, hotelarze mogą również lepiej planować z wyprzedzeniem. Nie dojdzie wówczas do nadmiernego zakupu zapasów ani do ich braku, co ułatwia ogólną analizę finansową. Pewne badania wykazały, że w przypadku prowadzenia inwentaryzacji w czasie rzeczywistym hotele notują mniej przypadków, gdy goście napotykają puste szafy na pościel lub personel pojawia się bez odpowiedniego sprzętu. A co za tym idzie? Zadowoleni goście częściej wracają, co oznacza, że ta mała technologiczna modernizacja przynosi duże korzyści w postaci lojalności klientów.
Gdy hotele zaczynają wykorzystywać technologię RFID w swoich operacjach, często zauważają duże oszczędności związane z kosztami pracy, ponieważ kontrola inwentaryzacyjna nie wymaga już ciągłej pracy ręcznej. Niektóre badania branżowe wskazują, że przy przejściu na zautomatyzowane systemy inwentaryzacyjne hotele zwykle oszczędzają około 20 do nawet 30 procent środków przeznaczonych na czas pracy personelu. Mniej intensywna praca ręczna oznacza sprawniejsze codzienne funkcjonowanie, mniejszą liczbę przypadkowych błędów, a pracownicy mogą poświęcić więcej czasu na kontakt z gośćmi zamiast zajmować się papierkową pracą i liczeniem zapasów przez cały dzień. Personel recepcji może wtedy skupić się na zapewnieniu gościom miłego przebywania, zamiast tracić godziny na poszukiwanie zaginionych przedmiotów czy poprawianie błędów inwentaryzacyjnych.
Śledzenie RFID pozwala zmniejszyć straty pościeli, ponieważ pokazuje dokładnie, co zostało wydane gościom i pracownikom. Niektóre badania wskazują, że po wdrożeniu takich systemów straty pościeli maleją o około 30%, co oczywiście oznacza mniejsze wydatki na zastępowanie brakujących prześcieradł i ręczników. Dzięki znacznikom RFID menedżerowie hotelowi mogą dokładniej kontrolować, jak często pranie przechodzi przez maszyny i faktycznie widzieć, w jakim stanie znajduje się zapas. Dla większości firm z branży hotelarskiej inwestycja w technologię RFID przynosi zyski na wiele sposobów. Nie tylko pozwala zaoszczędzić pieniądze na ciągłym kupowaniu nowej pościeli, ale także zwiększa rentowność, ponieważ mniej zasobów jest marnowanych na zastępowanie rzeczy, które w ogóle nie powinny zostać utracone.
ARIA Resort wyróżnia się w zakresie wykorzystania technologii RFID do śledzenia ubrań służbowych w ich ogromnym asortymencie liczącym około 125 000 przedmiotów, w tym od koszul pracowników po odzież kuchenną. Kiedy wprowadzono RFID do codziennych operacji, sytuacja zmieniła się dość szybko. Inwentaryzacje, które kiedyś trwały dni, są teraz wykonywane w ciągu kilku godzin. Badania pokazują, że po wdrożeniu RFID kurort skrócił czas zarządzania uniformami o około 40%. Co ciekawe, to praktyczne wdrożenie systemu okazało się bardzo skuteczne. Dla menedżerów hoteli rozważających podobne systemy, ARIA stanowi przykład zastosowania RFID w realnych warunkach. Oszczędności zarówno czasu, jak i pieniędzy są na tyle znaczące, że warto rozważyć ich wdrożenie w przypadku dużych zapasów uniformów.
Palace Resorts wdrożył technologię RFID w kilku swoich obiektach, co znacząco poprawiło funkcjonowanie operacyjne oraz doświadczenia gości. Systemy RFID pomagają w śledzeniu pościeli i lepszym zarządzaniu zapasami w różnych lokalizacjach, dając menedżerom większy nadzór nad całym procesem. W ostatnim czasie wzrosły również wyniki satysfakcji gości, przede wszystkim dzięki szybszemu obrotowi prania, jaki umożliwiają te tagi RFID. Sukces Palace Resorts pokazuje, jak skuteczna może być technologia RFID, jeśli zostanie prawidłowo wdrożona w hotelarstwie i rekreacji. Zmienia ona sposób, w jaki firmy z branży gościnności funkcjonują na co dzień, jednocześnie zapewniając zadowolenie gości.
Royal Jersey Laundry wdrożyła opartą na chmurze technologię śledzenia RFID w swoich operacjach pralniczych, umożliwiając kontrolę nad wszystkim – od brudnego pościelenia po czyste ręczniki – w miarę ich przemieszczania się przez obiekt. Dzięki temu systemowi, menedżerowie uzyskują zdalny dostęp do wszystkich potrzebnych danych bezpośrednio z telefonu lub komputera, co pomaga im szybciej podejmować trafne decyzje w trudnych momentach podczas okresów dużego natężenia. Badania wskazują, że tego rodzaju systemy śledzenia zmniejszają ilość marnowanych materiałów, a także zapewniają, że zasoby trafiają tam, gdzie są najbardziej potrzebne – co staje się szczególnie istotne w sezonowym wahań ilości prania. Analiza sposobu, w jaki Royal Jersey zintegrowała znaczniki RFID z obliczeniami chmurowymi, pokazuje, jak ogromny wpływ może mieć nowoczesna technologia w sektorze usług hotelarskich, nie tylko zwiększając ogólną efektywność, ale także redukując wpływ na środowisko we wszystkich obiektach należących do ich sieci.
Aby systemy RFID działały poprawnie w hotelach, muszą one dobrze współgrać z istniejącym oprogramowaniem zarządzania. Gdy różne platformy komunikują się ze sobą bez zakłóceń, personel spędza mniej czasu na zbieranie informacji z wielu ekranów. Większość hotelarzy zauważa, że płynna wymiana danych zmniejsza powtarzanie się zadań i oszczędza cenny czas w ciągu dnia. Badania przeprowadzone w 2022 roku przez Hospitality Tech Review wykazały, że hotele z dobrze zintegrowanymi systemami odnotowały około 30-procentową poprawę w codziennych operacjach. Dlatego przy wyborze systemu RFID mądrzy menedżerowie hotelowi nie decydują się tylko na najbardziej nowoczesną technologię. Sprawdzają, czy nowe urządzenie rzeczywiście łączy się z tym, co już wcześniej zostało zainwestowane, zapewniając poprawę, a nie zakłócenie istniejących procesów.
Wdrażanie systemów RFID to więcej niż tylko instalacja sprzętu. Pracownicy potrzebują odpowiedniego szkolenia, aby mogli skutecznie korzystać z tych systemów. Bez zrozumienia, jak wszystko ze sobą współgra, nawet najbardziej zaawansowana technologia nie przyniesie oczekiwanych rezultatów. Firmy powinny również zadbać o zarządzanie procesem zmiany podczas wdrażania nowych rozwiązań, takich jak znaczniki RFID. Ludzie naturalnie opierają się temu, co im obce, jednak skuteczna komunikacja i wsparcie potrafią diametralnie zmienić nastawienie. Regularne szkolenia doskonalące pomagają pracownikom poczuć się swobodnie przy skanowaniu przedmiotów, sprawdzaniu poziomu zapasów czy rozwiązywaniu problemów pojawiających się w trakcie pracy. Przedsiębiorstwa, które od samego początku angażują swoje zespoły, zazwyczaj osiągają lepsze wyniki, ponieważ pracownicy przestają jedynie wykonywać polecenia. Stanowią oni część rozwiązania, co oznacza, że szybciej przyzwyczajają się do pracy z technologią RFID niż w przypadku, gdyby była ona narzucona z góry.
Dla małych hoteli rozważających wdrożenie technologii RFID, wykonanie odpowiedniego rachunku kosztów i korzyści ma kluczowe znaczenie przed podjęciem jakichkolwiek dużych kroków. Właściciel hotelu musi przyjrzeć się kosztom początkowym w porównaniu z potencjalnymi oszczędnościami w przyszłości, takimi jak zredukowane godziny pracy personelu czy lepsze zarządzanie zapasami. Niektóre badania wskazują, że wielu małych hoteli zaczyna odzyskiwać nakłady już w ciągu jednego lub dwóch lat po wdrożeniu systemów RFID dzięki bardziej płynnym operacjom. Przy rozważaniu zmiany, menedżerowie powinni przyjrzeć się różnym opcjom płatności dostępnych dla firm z ograniczonym budżetem. Istnieją dostawcy oferujący miesięczne abonamenty zamiast ogromnych opłat początkowych, co ułatwia mniejszym obiektom rozpoczęcie działalności bez nadmiernego obciążania finansów.
