×
RFID, viết tắt của Radio Frequency Identification, và NFC, hay Near Field Communication, là hai công nghệ không dây khác nhau dùng để truyền tải dữ liệu, mặc dù chúng phục vụ các mục đích khá khác biệt. Thẻ RFID hoạt động tốt nhất khi chúng ta cần theo dõi đồ vật từ xa và có nhiều không gian để lưu trữ thông tin, điều này khiến chúng rất phù hợp để giám sát hàng hóa khi di chuyển trong các nhà kho và chuỗi cung ứng. Ngược lại, NFC tập trung vào các tương tác ở khoảng cách gần và tính năng bảo mật, vì vậy nó thường xuất hiện trong các hệ thống thanh toán nơi mà việc chuyển giao nhanh chóng và an toàn là yếu tố quan trọng nhất. Chẳng hạn, công nghệ RFID thực sự tỏa sáng trong các nhà kho vì những thẻ này có thể lưu trữ lượng thông tin lớn hơn nhiều so với thẻ NFC, cho phép theo dõi chi tiết trong suốt các quy trình phức tạp. Một số nghiên cứu cho thấy các công ty sử dụng RFID đạt được cải thiện trong việc theo dõi tài sản lên tới hơn 95%, trong khi việc quản lý hàng tồn kho trở nên mượt mà hơn đáng kể chỉ vì các thẻ RFID có thể chứa được lượng dữ liệu lớn hơn nhiều trong mỗi lần quét so với khả năng mà NFC cung cấp.
Các máy đọc RFID hoạt động song song với các ăng-ten để đảm bảo thu thập dữ liệu tốt và theo dõi các mặt hàng một cách chính xác. Về cơ bản, máy đọc thu nhận tín hiệu được phát ra bởi các thẻ (tags) thông qua sóng vô tuyến, và ăng-ten hỗ trợ các tín hiệu này truyền đi qua lại giữa thẻ và máy đọc. Ngoài ra, cũng có nhiều loại ăng-ten RFID khác nhau, ví dụ như loại có hướng (directional) thực sự nổi bật vì chúng phủ sóng ở khu vực rộng hơn và cung cấp kết quả đọc khá chính xác. Điều này đặc biệt quan trọng trong các kho hàng lớn nơi mà việc thất lạc hàng hóa có thể xảy ra dễ dàng. Việc lựa chọn đúng sự kết hợp giữa máy đọc và ăng-ten đóng vai trò rất lớn trong việc nhanh chóng định vị các mặt hàng. Những kho hàng gần đây chuyển sang hệ thống RFID đã ghi nhận hiệu suất hoạt động được cải thiện tới 30% chỉ đơn giản nhờ khả năng theo dõi hàng hóa theo thời gian thực thay vì phỏng đoán vị trí của chúng. Khi mọi thứ kết nối trơn tru với nhau, các quản lý kho hàng sẽ hoàn toàn yên tâm vì họ có thể kiểm tra tình trạng hàng tồn kho bất kỳ lúc nào mà không cần mất hàng giờ để tìm kiếm các mặt hàng bị đặt sai vị trí.
Phần mềm RFID đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi dữ liệu thô thành thông tin hữu ích, đồng thời hoạt động hiệu quả cùng với các hệ thống quản lý kho hàng hiện có (WMS) để cải thiện đáng kể việc xử lý dữ liệu. Khi các thẻ RFID quét sản phẩm, chúng gửi thông tin ngược lại ngay lập tức, mang lại cho doanh nghiệp cái nhìn rõ ràng về tình trạng hàng tồn kho và những gì có thể cần trong tương lai gần. Khả năng theo dõi theo thời gian thực này tạo ra sự khác biệt lớn khi các nhà quản lý cần đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên mức tồn kho hiện tại. Nhiều doanh nghiệp sau khi bắt đầu sử dụng phần mềm RFID đã thấy tỷ lệ chính xác trong kiểm kê hàng hóa được cải thiện đáng kể theo thời gian, một số thậm chí đạt gần như độ chính xác tuyệt đối sau khi triển khai. Các kho hàng bán lẻ cho biết rằng với công nghệ theo dõi RFID, họ có thể dự đoán được sản phẩm nào sẽ bán chạy vào thời điểm nào, thường đạt độ chính xác trong khoảng 20%. Loại dự báo này giúp họ phân bổ nhân sự và nguồn lực một cách hợp lý đồng thời vẫn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả thông qua công nghệ RFID cuối cùng dẫn đến hoạt động thông minh hơn trong các kho hàng trên toàn quốc.
Việc có dữ liệu theo thời gian thực về những gì đang diễn ra trong kho hàng tạo ra sự khác biệt lớn khi quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả. Thẻ RFID giúp các nhà quản lý biết chính xác vị trí của sản phẩm và lượng hàng tồn kho còn lại tại bất kỳ thời điểm nào. Điều này dẫn đến độ chính xác cao hơn trên toàn bộ hệ thống và tiết kiệm rất nhiều thời gian để truy tìm các mặt hàng bị mất tích. Theo nghiên cứu của ngành, các công ty ghi nhận những cải thiện đáng kể về độ chính xác của hàng tồn kho sau khi chuyển sang hệ thống RFID. Lấy ví dụ Checkpoint Systems, họ đã thấy việc kiểm soát tồn kho gần như tức thì sau khi triển khai. Không chỉ đơn thuần là biết vị trí của các vật phẩm, công nghệ này còn giúp điều phối nguồn cung với nhu cầu thực tế của khách hàng. Các nhà quản lý kho hàng có thể phân bổ nguồn lực một cách thông minh hơn thay vì phỏng đoán nơi có thể xảy ra vấn đề. Toàn bộ hoạt động vận hành cũng trở nên mượt mà hơn, vì mọi người đều biết những gì có sẵn mà không cần lãng phí hàng giờ đồng hồ cho việc kiểm tra thủ công.
Những người vẫn còn phụ thuộc vào việc đếm hàng tồn kho thủ công đều hiểu rõ mức độ dễ mắc sai lầm của phương pháp này. Các phương pháp truyền thống này không còn phù hợp nữa khi bạn cố gắng theo dõi chính xác mức tồn kho. Quá nhiều nhà kho kết thúc bằng việc hoặc là tồn đọng quá nhiều sản phẩm bị tích tụ bụi hoặc phải vội vã nhập hàng lại những mặt hàng lẽ ra đã phải đặt mua từ vài tuần trước. Đó chính là lúc RFID phát huy tác dụng. Khi các công ty chuyển sang hệ thống quét tự động, họ nhận thấy tỷ lệ sai sót trong quản lý tồn kho giảm mạnh. Theo một số nghiên cứu được thực hiện bởi đội ngũ tại Checkpoint Systems, các nhà kho áp dụng công nghệ RFID báo cáo việc giảm sai sót trong đếm hàng xuống khoảng 70% trong hầu hết các trường hợp. Điều kỳ diệu thực sự xảy ra khi những công việc lặp lại như việc kiểm kê hàng ngày được xử lý tự động thay vì dựa vào các nhân viên mệt mỏi có thể đếm sai số thùng hàng hoặc quên ghi nhận dữ liệu. Hầu hết các quản lý kho đều nhận thấy đội ngũ của họ dành ít thời gian hơn để xử lý giấy tờ và có nhiều thời gian hơn để thực sự quản lý luồng hàng tồn kho, điều này khiến công việc của tất cả mọi người trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí khi triển khai công nghệ RFID trong kho hàng của họ. Hệ thống giúp giảm chi phí lao động vì nhân viên dành ít thời gian hơn để theo dõi hàng hóa thủ công. Ngoài ra, các công ty cũng không cần duy trì tồn kho nhiều hàng hóa dư thừa vì luôn nắm rõ chính xác mặt hàng nào có sẵn trong kho. Checkpoint Systems đã thực hiện nghiên cứu cho thấy kết quả thực tế đối với các doanh nghiệp chuyển sang sử dụng thẻ RFID. Nhiều doanh nghiệp báo cáo đã giảm được chi phí từ hai con số trở lên sau khi lắp đặt hệ thống. Khi xem xét tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) trong nhiều năm, việc sử dụng RFID là hoàn toàn đáng cân nhắc đối với hầu hết các hoạt động kinh doanh. Mặc dù chi phí ban đầu có vẻ cao, nhưng khoản tiết kiệm liên tục thường giúp hoàn vốn trong vòng 18 tháng theo các báo cáo ngành. Hơn nữa, hoạt động kho bãi diễn ra trơn tru hơn mỗi ngày nhờ giảm tình trạng thất lạc hàng hóa và tăng cường khả năng giám sát toàn bộ chuỗi cung ứng. Những cải tiến này còn thường dẫn đến việc nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng.
Thiết lập hệ thống RFID trong kho bãi đòi hỏi sự lên kế hoạch cẩn thận nếu các công ty muốn đạt được độ phủ sóng toàn diện trên tất cả hoạt động. Trước tiên, cần phải xem xét bố cục của kho bãi và các loại hàng hóa tồn kho di chuyển qua lại hàng ngày. Điều này đồng nghĩa với việc đi khảo sát thực tế và xác định các vị trí mà việc sử dụng thẻ RFID thực sự mang lại hiệu quả. Việc đặt thẻ đúng vị trí phụ thuộc vào một số yếu tố như giá đỡ bằng kim loại có thể cản trở tín hiệu hoặc các khu vực đông đúc nơi hàng hóa liên tục ra vào. Sau khi hoàn tất việc lập bản đồ vị trí, bước tiếp theo là lựa chọn công nghệ RFID phù hợp. Thẻ thụ động (passive tags) thường phù hợp với đa số tình huống, nhưng thẻ chủ động (active tags) có thể là lựa chọn tốt hơn để theo dõi các mặt hàng đắt giá đòi hỏi giám sát theo thời gian thực. Các quản lý kho bãi cũng cần nhớ tuân thủ một số quy tắc cơ bản khi triển khai hệ thống này. Việc khảo sát địa điểm trước khi lắp đặt sẽ giúp tránh rắc rối về sau, và thực hiện các bài kiểm tra quy mô nhỏ trước khi triển khai toàn diện có thể ngăn ngừa các vấn đề tương thích phát sinh. Cách thức các thiết bị đọc giao tiếp với thẻ cũng rất quan trọng, vì vậy cần đảm bảo rằng chúng có thể giao tiếp hiệu quả với nhau ngay từ đầu để tránh các sự cố gây khó chịu trong quá trình triển khai.
Việc đưa công nghệ RFID vào hệ thống quản lý kho bãi tạo ra sự khác biệt lớn trong hoạt động hàng ngày. Khi các hệ thống này hoạt động cùng nhau, chúng cung cấp cho các nhà quản lý quyền truy cập vào dữ liệu theo thời gian thực về vị trí hàng tồn kho, mức tồn kho và luồng di chuyển trong toàn bộ cơ sở. Điều này đồng nghĩa với việc đưa ra các quyết định nhanh chóng hơn và quy trình làm việc trở nên mượt mà hơn đáng kể. Tất nhiên, việc triển khai công nghệ RFID cũng gặp phải một số thách thức. Nhiều kho hàng gặp khó khăn trong việc kết nối các hệ thống cũ với phần cứng RFID mới, bên cạnh đó việc duy trì đồng bộ hóa dữ liệu trên các nền tảng khác nhau vẫn là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Một phương pháp hiệu quả là xây dựng các giao diện có khả năng mở rộng khi nhu cầu phát triển, đồng thời duy trì đường truyền thông tin liên lạc rõ ràng giữa các thiết bị đọc RFID và phần mềm quản lý kho. Chẳng hạn, DHL đã chứng kiến độ chính xác trong quy trình lấy hàng tăng hơn 30% sau khi tích hợp đúng cách công nghệ RFID tại một số trung tâm phân phối. Bài học chính ở đây là rất đơn giản nhưng quan trọng: hãy lựa chọn các giải pháp RFID thực sự phù hợp với hệ thống hiện có trong kho bãi, đồng thời đừng quên đầu tư vào hạ tầng dữ liệu vững chắc ngay từ đầu.
Việc đào tạo nhân viên kho bãi sử dụng thành thạo công nghệ RFID và cách vận hành đúng đắn ngay từ đầu đóng vai trò quan trọng khi triển khai hệ thống mới. Các chương trình đào tạo tốt cần bắt đầu từ những kiến thức cơ bản để người lao động hiểu tại sao RFID lại quan trọng và cách thức vận hành thực tế hàng ngày của nó. Nội dung đào tạo nên bao gồm một số chủ đề cốt lõi như cách tích hợp RFID vào hoạt động thường ngày, các chức năng cơ bản của hệ thống, và quy trình xử lý khi gặp sự cố với thẻ tag hoặc thiết bị đọc. Kinh nghiệm thực tiễn cũng rất quan trọng – nhiều kho bãi nhận thấy rằng việc cho phép người lao động trực tiếp sử dụng thiết bị thật trong các buổi mô phỏng giúp nâng cao đáng kể sự tự tin. Các công ty cũng không nên dừng lại ở việc đào tạo ban đầu; tài liệu hỗ trợ liên tục và các khóa đào tạo định kỳ sẽ giúp nhân viên luôn cập nhật khi công nghệ RFID không ngừng thay đổi. Bên cạnh việc nắm bắt kỹ thuật, đào tạo đúng cách còn tạo ra một môi trường làm việc mà ở đó nhân viên không còn sợ công nghệ mới mà ngược lại, họ xem đó là công cụ hỗ trợ mình làm việc hiệu quả hơn. Những kho bãi đầu tư nghiêm túc vào giáo dục nhân viên thường đạt được quá trình triển khai thuận lợi hơn và khai thác được giá trị lâu dài lớn hơn từ khoản đầu tư RFID của họ.
Các hệ thống RFID gặp phải những vấn đề thực tế khi triển khai ở những khu vực chứa nhiều kim loại. Bề mặt kim loại thường làm sóng radio bị phản xạ lung tung hoặc hấp thụ, khiến tín hiệu bị nhiễu loạn hoặc hoàn toàn bị chặn mất. Điều này làm công nghệ RFID kém đáng tin cậy hơn trong thực tế. Tuy nhiên, vẫn có một số cách để khắc phục vấn đề này. Anten đặc biệt được thiết kế cho những vị trí khó khăn đã chứng minh hiệu quả của chúng. Các chuyên gia đề xuất việc di chuyển thiết bị đọc RFID và các thẻ RFID ra xa các vật thể kim loại sẽ giúp cải thiện đáng kể. Một số công ty hiện nay sản xuất các thẻ RFID chuyên dụng, có thể dán trực tiếp lên bề mặt kim loại mà không làm mất tín hiệu. Nghiên cứu cho thấy việc áp dụng các giải pháp này có thể nâng tỷ lệ đọc tín hiệu thành công lên hơn 50% ngay cả trong những môi trường phức tạp mà khắp nơi đều có kim loại.
Việc gắn các thẻ RFID ở vị trí đúng đóng vai trò rất quan trọng trong việc theo dõi chính xác các loại hàng tồn kho khác nhau. Các công cụ bằng kim loại, đồ bằng vải, thậm chí cả các vật chứa chất lỏng đều đòi hỏi những cách tiếp cận đặc biệt riêng để đảm bảo thẻ hoạt động hiệu quả. Chẳng hạn, các vật bằng kim loại thường yêu cầu thẻ RFID phải được đặt ở vị trí không có kim loại xung quanh, hoặc đôi khi cần có các miếng đệm nhỏ đặt giữa chúng. Các sản phẩm từ vải tương đối dễ hơn vì việc dán thẻ ở những vị trí phẳng thường mang lại hiệu quả tốt hơn. Vị trí đặt thẻ tốt thực sự tạo ra sự khác biệt lớn trong hiệu suất hoạt động hàng ngày của toàn bộ hệ thống RFID. Một số thử nghiệm thực tế đã chỉ ra rằng khi các công ty thông minh trong việc lựa chọn vị trí gắn thẻ trên các mặt hàng phức tạp và cồng kềnh, độ chính xác quét đã tăng khoảng 40% trong một số môi trường kho bãi nhất định. Những bài học rút ra từ vận hành thực tế này giúp các doanh nghiệp đạt được kết quả tốt hơn đáng kể từ hệ thống RFID của họ tại nhiều cơ sở lưu trữ và trung tâm phân phối khác nhau.
Việc kết hợp IoT với công nghệ RFID đang thay đổi cách các công ty quản lý hàng tồn kho, chủ yếu bởi vì nó mang lại khả năng dự đoán tốt hơn. Những thiết bị IoT này liên tục thu thập thông tin, và khi chúng hoạt động cùng với các thẻ RFID, các nhà quản lý sẽ nhận được cập nhật theo thời gian thực về tình trạng hàng tồn kho và nhận biết các xu hướng khi chúng bắt đầu hình thành. Điều này giúp dự đoán thời điểm sản phẩm sẽ bán hết hoặc khi có quá nhiều hàng hóa bị tồn đọng không sử dụng. Một bài báo gần đây trên Tạp chí Nghiên cứu Sản xuất Quốc tế cho thấy các công ty đã ghi nhận hiệu suất tăng khoảng 30% sau khi tích hợp hai công nghệ này. Phần lớn các chuyên gia theo dõi ngành tin rằng sự kết hợp này sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ hơn, đặc biệt là khi các kho hàng thông minh đang bắt đầu tích hợp AI cùng với hệ thống RFID được nâng cấp để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả hơn. Các công ty áp dụng những công cụ này thường có lợi thế cạnh tranh trên những thị trường ngày càng trở nên khốc liệt.
Thế giới kho bãi hiện đang chứng kiến một điều khá thú vị xảy ra trong những ngày này với các tùy chọn gắn thẻ bền vững, và các nhãn dán NFC thực sự đang trở nên phổ biến trong lĩnh vực này. So với các thẻ RFID truyền thống, những nhãn dán NFC nhỏ gọn này hoạt động tốt hơn cho các kho hàng xanh vì chúng không yêu cầu quá nhiều bao bì nhựa và các vật liệu tương tự. Chúng cũng có thể dán hầu như ở bất cứ đâu, vì vậy các công ty có thể theo dõi hàng tồn kho thông minh hơn trong khi giảm thiểu thiệt hại môi trường do các thẻ này gây ra. Một quản lý kho hàng từng kể với tôi rằng hoạt động của họ đã giảm được khoảng 20% lượng rác thải từ thẻ khi chuyển sang công nghệ NFC vào năm ngoái. Các thương hiệu lớn như Patagonia đã bắt đầu sử dụng nhãn dán NFC như một phần trong cam kết của họ với chuỗi cung ứng sạch hơn. Nhìn từ góc độ thực tiễn, các kho hàng áp dụng nhãn dán NFC sẽ nhận được hai lợi ích: giảm lượng dấu chân sinh thái đồng thời vận hành mượt mà hơn và thích nghi nhanh hơn với các nhu cầu thị trường đang thay đổi.
