آر ایف آئی ڈی ٹیگز کپڑے دھونے کے مراکز میں کام کرنے کے طریقہ کار کو ہر سطح پر تبدیل کر رہے ہیں۔ یہ ٹیگ کپڑوں اور لینس کے بارے میں معلومات ریڈیو لہروں کے ذریعے بھیجتے ہیں، جس سے خود بخود یہ مانیٹر کرنا ممکن ہو جاتا ہے کہ کیا ہو رہا ہے، بغیر اس بات کی ضرورت کے کہ انسانی نگرانی کو مستقل بنایا جائے۔ عمومی طور پر، ان چھوٹی چیزوں کو سیونے کے ذریعے فیبرک میں یا پھر تولیے اور شیٹس پر کسی طرح لگا دیا جاتا ہے، تاکہ ہر چیز کو تیزی سے پروسیس کیا جا سکے اور اس کے پورے سائیکل کے دوران مانیٹر کیا جا سکے۔ سب سے بڑا فائدہ کیا ہے؟ غلطیاں کم ہو جاتی ہیں کیونکہ اب لوگوں کو ہر چیز کو دستی طور پر چیک کرنے کی ضرورت نہیں رہتی۔ مختلف شعبہ جات کی تحقیق کے مطابق، جب کاروبار RFID سسٹم میں تبدیل ہوتے ہیں، تو وہ اپنے اسٹاک کی تعداد میں تقریباً 95 فیصد تک درستگی حاصل کر لیتے ہیں۔ ان بڑے دھوئی خانوں کے لیے جو ہر روز سیکڑوں یا ہزاروں اشیاء کے ساتھ کام کرتے ہیں، اس قسم کی درستگی تمام فرق پیدا کر دیتی ہے۔ عملہ گمشدہ اشیاء کو تلاش کرنے یا اسٹاک کو دوبارہ گننے میں کم وقت گزارتا ہے، جس سے انہیں دیگر اہم کاموں کے لیے وقت ملتا ہے۔
جب خاص ضروریات کے مطابق حل کا انتخاب کرنا ہو تو یہ جاننا ضروری ہے کہ کب آر ایف آئی ڈی (RFID) ٹیکنالوجی کا انتخاب کیا جائے اور کب این ایف سی (NFC) ٹیکنالوجی کا۔ آر ایف آئی ڈی کا مطلب ریڈیو فریکوئینسی آئی ڈینٹیفیکیشن (Radio Frequency Identification) ہے اور یہ این ایف سی کے مقابلے میں کہیں زیادہ دور سے کام کرتی ہے، جس کا مطلب قریبی رابطہ کمیونیکیشن (Near Field Communication) ہے اور ٹیگس کے ساتھ ٹھیک سے کام کرنے کے لیے تقریباً چھونے کی دوری کی ضرورت ہوتی ہے۔ دونوں میں ایک بڑا فرق یہ ہے کہ ایک وقت میں کتنے ٹیگس کو ہر نظام پڑھ سکتا ہے۔ آر ایف آئی ڈی کی ترتیب ایک وقت میں کئی اشیاء کو سکین کر سکتی ہے، اسی وجہ سے یہ لاندروم میں ٹریکنگ کی ضرورت والی جگہوں پر بہت مقبول ہے۔ این ایف سی عموماً ایک وقت میں صرف ایک ٹیگ سے بات کرتی ہے، جو کہ دکانوں میں موبائل ادائیگی جیسی چیزوں کے لیے کافی ہے۔ قیمت کے فرق کی بھی اہمیت ہے۔ آر ایف آئی ڈی ٹیگس مہنگے ہوتے ہیں کیونکہ وہ بہتر رینج اور اضافی خصوصیات فراہم کرتے ہیں۔ کاروباری دنیا میں زیادہ تر لوگ سمجھتے ہیں کہ بڑے آپریشنز میں جیسے ہوٹل لینن اسٹاک کے انتظام میں آر ایف آئی ڈی زیادہ فائدہ فراہم کرتی ہے، جبکہ شہر میں چیک آؤٹ کاؤنٹر پر تیز ادائیگی کے منظرنامے میں این ایف سی کا بادشاہت قائم ہے۔
ہوٹل RFID ٹیکنالوجی کو اپنانے سے ان کے سامان جیسے چادروں اور عملے کی وردیوں کے بارے میں معلومات کا حصول فوری طور پر ممکن ہو جاتا ہے، کیونکہ یہ ٹیکنالوجی موجودہ ذخیرہ کی فوری جانکاری فراہم کرتی ہے۔ جب مینیجرز کو اس قسم کی فوری اپ ڈیٹس ملتی ہیں، تو اس سے تمام شعبہ جات میں وقت اور پیسے کے ضیاع کی وجہ بننے والے ذخیرہ کے غلط مطابقت کم ہو جاتی ہے۔ موجودہ سٹاک کے بارے میں واضح جانکاری کی بنیاد پر ہوٹل کے مالکان کو منصوبہ بندی کرنے میں بھی آسانی ہوتی ہے۔ وہ نہ تو زیادہ خریداری کریں گے اور نہ ہی سامان کی کمی کا سامنا کرنا پڑے گا، جس سے مالی منصوبہ بندی آسان ہو جاتی ہے۔ کچھ تحقیق سے پتہ چلتا ہے کہ جب ہوٹل لائیو انوینٹری ٹریک کرتے ہیں، تو مہمانوں کے لینن کے الماریاں خالی ہونے یا عملے کے پاس مناسب سامان نہ ہونے کی صورتیں کم ہو جاتی ہیں۔ اور کیا سوچیے؟ خوش مہمان دوبارہ آنے کے زیادہ امکان رکھتے ہیں، لہذا اس چھوٹی سی ٹیکنالوجی کے اضافے سے گاہک کی وفاداری میں کافی بہتری آتی ہے۔
جب ہوٹل اپنی کارروائی کے لیے RFID ٹیکنالوجی کا استعمال شروع کرتے ہیں، تو اکثر انہیں ملازمت کے اخراجات پر بڑی بچت ہوتی ہے کیونکہ اب اسٹاک کی جانچ کے لیے مسلسل دستی کام کی ضرورت نہیں رہتی۔ کچھ صنعتی مطالعات سے پتہ چلتا ہے کہ جب ہوٹل خودکار اسٹاک سسٹم کی طرف منتقل ہوتے ہیں، تو وہ عموماً ملازمین کے وقت پر اپنے اخراجات کا تقریباً 20 سے لے کر 30 فیصد تک بچا لیتے ہیں۔ کم ہاتھ سے کام کرنے کا مطلب ہے کہ چیزوں کا روزمرہ کا چلنا زیادہ ہموار ہوتا ہے، غلطیاں کم ہوتی ہیں اور ملازمین کے پاس زیادہ وقت گیسٹس کے ساتھ بات چیت کرنے میں گزارنے کے لیے ہوتا ہے بجائے اس کے کہ وہ دن بھر کاغذات کی تلاش اور اسٹاک گننے میں الجھے رہیں۔ فرنٹ ڈیسک کا عملہ اب مہمانوں کو اچھا تجربہ دینا یقینی بنانے پر توجہ مرکوز کر سکتا ہے بجائے اس کے کہ وہ گم شدہ اشیاء کی تلاش یا اسٹاک کی غلطیوں کی اصلاح میں گھنٹے ضائع کرے۔
RFID ٹریکنگ سے لاسٹ لینس میں کمی واقع ہوتی ہے کیونکہ یہ ظاہر کرتی ہے کہ مہمانوں اور عملے کو کیا فراہم کیا گیا۔ کچھ مطالعات سے پتہ چلتا ہے کہ جب ہوٹل ان نظام کو نافذ کرتے ہیں تو لینس کے نقصان میں تقریباً 30 فیصد کمی آتی ہے، جس کا مطلب ہے کہ گمشدہ چادروں اور تولیوں کی تلافی پر کم پیسہ خرچ ہوتا ہے۔ RFID ٹیگز کے ذریعے ہوٹل کے مینجرز یہ دیکھ سکتے ہیں کہ لانڈری کتنی بار مشینوں سے گزرتی ہے اور اس کی موجودہ حالت کیا ہے۔ زیادہ تر مہمان نوازی کے کاروبار کے لیے، RFID ٹیکنالوجی پر پیسہ خرچ کرنا مختلف پہلوؤں میں فائدہ مند ثابت ہوتا ہے۔ یہ صرف ہی چادروں کی خریداری پر پیسہ بچاتا ہے بلکہ منافع میں اضافہ بھی کرتا ہے کیونکہ وسائل کا ضیاع کم ہوتا ہے جو اصل میں کھوئے جانے والے سامان کی تلافی کے لیے استعمال ہوتے تھے۔
ARIA ریزورٹ ان کے تقریباً 125,000 آئٹمز پر مشتمل وسیع سٹاک میں سے سٹاف کی قمیضوں سے لے کر روزمرہ کے استعمال کے لباس تک کو ٹریک کرنے کے لیے RFID ٹیکنالوجی کے استعمال میں کھڑا ہوتا ہے۔ جب انہوں نے اپنی روزمرہ کی کارروائیوں میں RFID کو شامل کیا تو چیزوں میں تیزی سے تبدیلی آئی۔ اب اس کے دنوں میں ہونے والے انوینٹری چیک اب صرف چند گھنٹوں میں مکمل ہوتے ہیں۔ کچھ تحقیق سے پتہ چلتا ہے کہ RFID کو نافذ کرنے کے بعد، ریزورٹ نے یونیفارم کے انتظام کے وقت میں تقریباً 40 فیصد کمی کر دی۔ اس بات کی خاص دلچسپی یہ ہے کہ یہ بہتری عملی طور پر کس طرح کام کرتی ہے۔ ہوٹل کے مینیجرز کے لیے جو اسی طرح کے نظام اپنانے پر غور کر رہے ہیں، ARIA ان چیزوں کے بارے میں حقیقی دنیا کی مثالیں فراہم کرتا ہے جو ہو سکتی ہیں جب RFID کو مناسب طریقے سے ضم کیا جائے۔ وقت اور پیسے دونوں میں بچت خود بخود ظاہر ہوتی ہے، جو وسیع یونیفارم انوینٹری سے نمٹنے والے کسی بھی شخص کے لیے اس پر سنجیدگی سے غور کرنے کے قابل بناتی ہے۔
پیلس ریزورٹس نے اپنی کئی جائیدادوں میں RFID ٹیکنالوجی نافذ کر دی ہے، جس سے آپریشنز اور مہمانوں کے تجربے دونوں میں بہتری آئی ہے۔ RFID سسٹم لینن کی ٹریکنگ اور تمام مختلف مقامات پر انوینٹری کو بہتر طریقے سے منیج کرنے میں مدد کرتا ہے، جس سے مینیجرز کو ہر چیز پر واضح کنٹرول ملتا ہے۔ مہمانوں کی تسلی کے اسکور میں بھی حالیہ دنوں میں کافی اضافہ ہوا ہے، جس کا سہرا زیادہ تر ان RFID ٹیگس کو جاتا ہے جن کی بدولت لانڈری کا کام تیزی سے مکمل ہوتا ہے۔ پیلس ریزورٹس کی کامیابی کا جائزہ لینے سے یہ بات سامنے آتی ہے کہ ہوٹلوں اور ریزورٹس میں مناسب طریقے سے نافذ کیے جانے پر RFID کتنی مؤثر ثابت ہو سکتی ہے۔ یہ ہسپتالٹی کاروبار کے روزمرہ چلانے کے طریقے ہی بدل رہی ہے اور اس کے باوجود مہمان خوش رہتے ہیں۔
روئل جرسی لاونڈری نے اپنی لاونڈری آپریشنز کے لیے کلاؤڈ بیسڈ RFID ٹریکنگ نافذ کر دی ہے، جس سے وہ اپنی سہولت میں گندے لینس سے لے کر صاف تولیے تک ہر چیز پر نظر رکھ سکتے ہیں۔ اس نظام کے نفاذ کے ساتھ، مینیجرز کو تمام ضروری ڈیٹا تک دور دراز سے رسائی حاصل ہوتی ہے، جس سے انہیں مصروف فترے کے دوران مسائل پیدا ہونے پر تیزی سے بہتر فیصلے کرنے میں مدد ملتی ہے۔ تحقیق سے پتہ چلتا ہے کہ اس قسم کے ٹریکنگ سسٹم سے ضائع شدہ سامان میں کمی واقع ہوتی ہے اور یہ یقینی بنایا جاتا ہے کہ وسائل کو ان مقامات پر مختص کیا جائے جہاں ان کی سب سے زیادہ ضرورت ہوتی ہے، جو اس وقت خاص طور پر اہمیت اختیار کر جاتی ہے جب لاونڈری کے حجم میں موسمی تبدیلیاں آتی ہیں۔ اس بات کا جائزہ لینا کہ روئل جرسی نے RFID ٹیگس کو کلاؤڈ کمپیوٹنگ کے ساتھ کس طرح ضم کیا ہے، یہ ظاہر کرتا ہے کہ ہسپتالی ماحول میں جدید ٹیکنالوجی کتنے فرق کا باعث بن سکتی ہے، نہ صرف مجموعی کارکردگی میں اضافہ کرنا بلکہ اپنے نیٹ ورک میں متعدد پراپرٹیز پر ماحولیاتی اثر کو کم کرنا بھی۔
ہوٹلوں میں آر ایف آئی ڈی سسٹمز کو مناسب طریقے سے کام کرنے کے لیے موجودہ سائٹ پر موجود مینجمنٹ سافٹ ویئر کے ساتھ ان کے مطابقت پذیر ہونے کی ضرورت ہوتی ہے۔ جب مختلف پلیٹ فارمز بے خلل ایک دوسرے سے بات کر سکتے ہیں تو عملہ کو متعدد اسکرینز پر معلومات کی تلاش میں کم وقت لگتا ہے۔ زیادہ تر ہوٹل مالکان کو محسوس ہوتا ہے کہ ڈیٹا کا بہتر تبادلہ سے کام کی دہرائی کو کم کر دیتا ہے اور دن بھر میں ہر کسی کے قیمتی منٹ بچ جاتے ہیں۔ ہسپتالٹی ٹیک ریویو کی 2022 میں کی گئی تحقیق سے پتہ چلا کہ ان ہوٹلوں میں روزمرہ کے کام میں تقریباً ایک تہائی بہتری وہ ہوئی جن کے سسٹم انضمام میں اچھی کارکردگی تھی۔ لہذا جب آر ایف آئی ڈی کے آپشنز پر غور کیا جائے تو ذہین ہوٹل مینجرز صرف دستیاب چمکدار ٹیکنالوجی کا انتخاب نہیں کرتے۔ وہ یہ چیک کرتے ہیں کہ نیا ہارڈ ویئر دراصل ان کے پہلے سے موجود سسٹم میں ضم ہو رہا ہے یا نہیں، یہ یقینی بناتے ہوئے کہ اس سے ان کے موجودہ کام کی روانی میں مدد ملے گی نہ کہ رکاوٹ۔
آر ایف آئی ڈی سسٹمز کو نصب کرنا صرف ہارڈ ویئر کی تنصیب سے زیادہ ہے۔ عملے کو مناسب تربیت کی ضرورت ہوتی ہے تاکہ وہ ان سسٹمز کو اپنے لیے کارآمد بناسکیں۔ یہ سمجھے بغیر کہ تمام چیزیں کس طرح ایک دوسرے سے جڑتی ہیں، یہاں تک کہ سب سے بہترین ٹیکنالوجی بھی نتائج فراہم نہیں کرے گی۔ کمپنیوں کو یہ بھی سوچنا چاہیے کہ نئی چیزوں جیسے کہ آر ایف آئی ڈی ٹیگز کو نافذ کرنے کے دوران تبدیلی کے عمل کا بھی انتظام کیسے کیا جائے۔ لوگ فطری طور پر اس چیز کو مسترد کر دیتے ہیں جو ناواقف محسوس ہوتی ہے، لیکن اچھی مواصلات اور حمایت کسی بھی فرق کو پیدا کر سکتی ہیں۔ معمول کی تازہ کاری کی کلاسیں کارکنوں کو اشیاء کو اسکین کرنے، انوینٹری کی سطح کی جانچ پڑتال کرنے اور مسائل کو حل کرنے میں مدد کرنے کے لیے مطمئن کرنے میں مدد کرتی ہیں۔ وہ کاروبار جو اپنی ٹیموں کو پہلے دن سے شامل کرتے ہیں، عموماً بہتر نتائج دیکھتے ہیں کیونکہ ملازمین اب صرف حکم کی پیروی نہیں کر رہے ہوتے۔ وہ حل کا حصہ بن جاتے ہیں، جس کا مطلب ہے کہ ہر کوئی آر ایف آئی ڈی ٹیکنالوجی کے ساتھ کام کرنے میں اس طرح سے مہارت رکھتا ہے جیسے کہ اسے اوپر سے مسلط کیا گیا ہو۔
چھوٹے ہوٹلوں کے لیے جو آر ایف آئی ڈی ٹیکنالوجی اپنانے کے بارے میں سوچ رہے ہیں، کسی بڑی سرمایہ کاری سے پہلے مناسب لاگت اور فائدے کے حساب کا کرنا بہت ضروری ہے۔ ہوٹل کے مالک کو ابتدائی اخراجات کا جائزہ لینا چاہیے اور ان کی موازنہ ان بچت سے کرنی چاہیے جو ملازمین کے اوقات کی بچت اور سامان کی بہتر ٹریکنگ سے حاصل ہو سکتی ہے۔ کچھ مطالعات سے پتہ چلتا ہے کہ کافی سارے چھوٹے ہوٹلز کو آر ایف آئی ڈی نظام نافذ کرنے کے محض ایک یا دو سال کے اندر ہی واپسی کا فائدہ محسوس ہونے لگتا ہے کیونکہ آپریشنز زیادہ موثر انداز میں چلتے ہیں۔ جب تبدیلی کا جائزہ لیا جائے، تو مینیجرز کو مختلف ادائیگی کے اختیارات کا جائزہ لینا چاہیے جو بجٹ کے لحاظ سے کم اخراجات والے کاروبار کے لیے کام کریں۔ کچھ فراہم کنندگان ماہانہ منصوبے پیش کر رہے ہیں بجائے ایک بار میں بڑی رقم وصول کرنے کے، جس سے چھوٹے پراجیکٹس کے لیے شروع کرنا آسان ہو جاتا ہے بغیر کہ بجٹ بڑھ جائے۔
