Технологията RFID (радиочестотна идентификация) преобразува библиотечното управление чрез автоматизиране на задачите за управление на колекциите. Тази продължителна технология позволява на библиотеките да управляват инвентаря си и операциите по ефективен начин. Чрез имплементацията на технологията RFID, библиотеките могат да подобрят операционната си ефективност над традиционните методи, повишавайки общата ефективност на библиотечните услуги.
RFID технологията позволява на библиотеките да следят наличността на материали в реално време, което значително подобрява ежедневната им ефективност в сравнение с традиционните системи с чертичести кодове. При обикновените чертичести кодове служителите трябва да сканират всяка отделна книга поотделно, което отнема много време. RFID обаче работи по-различно, защото може да чете няколко предмета едновременно по време на инвентаризацията. Това означава по-малко грешки и по-бързо преброяване като цяло. Спечеленото време прави голяма разлика за библиотечните служители, които изведнъж разполагат с повече часове през работния ден, за да помогнат на посетителите да намират книги, да организират събития или просто да поемат дъх между натоварените периоди. Много библиотекари споделят, че се чувстват по-малко стресирани заради сроковете за инвентаризация, след като са преминали към RFID системи.
Едно от основните предимства на RFID системите е тяхната способност да четат няколко елемента наведнъж, което ускорява инвентаризациите и ги прави далеч по-надеждни. Традиционните методи разказват различна история. При тези стари подходи служителите трябва да сканират всеки единичен елемент поотделно, което води до грешки и губене на време. За библиотеките конкретно, RFID технологията представлява нещо доста революционно. Тя позволява на библиотекарите да проследяват книги и други материали без цялата ръчна работа. Системата може бързо да открие грешно поставени елементи. Освен това, посетителите забелязват разликата, когато не трябва да чакат завъртанията на рафтовете или приключването на търсенията. В крайна сметка, това създава по-плавен и ефективен опит за всички включени.
RFID технологията наистина улеснява управлението на инвентарите в библиотеките, позволявайки на персонала да извършва пълни инвентаризации за много по-кратко време, отколкото преди, когато това отнемаше дни. Причината? Тези RFID системи позволяват на библиотекарите да сканират дузини книги наведнъж, вместо да четат поотделно всяка една баркода. Много библиотеки, които са преминали към RFID, съобщават за точност около 99%, което надминава традиционните баркодове, които постигат около 70 до 80%. С това ниво на точност, библиотеките винаги са в течение на информацията за каталога си и знаят точно къде всяка книга трябва да бъде. Когато библиотеките приемат такива модерни технологични решения, те установяват, че цялата им система за инвентаризация става не само по-надеждна, но и далеч по-ефективна отпреди.
RFID технологията прави библиотеките далеч по-безопасни и помага да се предотврати открадването на книги. Повечето библиотеки разполагат със системи от сигнализационни порти на изходите, които издават звук, когато някой се опита да отнеме книга, без да я е взел преди това чрез правилната процедура. Проучвания показват, че след инсталиране на RFID системи, много библиотеки отбелязват намаление с около 40% в загубите на материали. Причината за това подобрение? Системите следят всяка една книга в цялата сграда, така че нищо не може да бъде загубено или откраднато без разрешение. За библиотечните ръководители, притеснени за защитата на скъпите книги и ресурси, RFID осигурява реална стойност в поддържането на колекциите в пълна безопасност и непокътнатост (intact). Това е важно не само за предотвратяване на загуби – спестява се и времето на персонала, което иначе се изразходва за проследяване на липсващи елементи.
RFID технологията наистина ускорява нещата при връчването и връщането на книги, тъй като позволява на библиотекарите да сканират няколко предмета наведнъж, което прави целия процес далеч по-плавен за всички включени. Много библиотеки вече разполагат с тези автоматични пунктове за самозахранване, където хората могат сами да се справят със заемането и връщането, без да се налага да търсят помощ от персонала. Членовете на персонала прекарват около една трета по-малко време в тези рутинни задачи, което означава, че всъщност могат да прекарват повече време в помощ при въпроси, свързани с проучвания, или в организиране на събития. Спарванията по линия на труда се използват за подобряване на услугите, докато клиентите получават по-бързи операции – нещо, което повечето посетители на библиотеките оценяват, след като са чакали на дълги опашки в пиковите часове.
Имплементацията на технологии RFID в библиотеките изисква внимателно планиране и изпълнение, за да се гарантира, че системата ефективно отговаря на институционалните нужди. Този раздел разглежда стратегически подходи за приемането на системи RFID в библиотечни условия, които се фокусират върху планиране, разпространяване на етикети и обучение на персонала.
Успешното внедряване на RFID система започва с добра, стари добра планировка, която действително отговаря на реалните нужди на библиотеката. Първо по ред, някой трябва да разбере точно кои са съществуващите проблеми и какви цели иска да постигне библиотеката. Правилно извършена оценка на нуждите ще открие проблеми като следене на книгите и подобряване на сигурността срещу кражби. При планирането има няколко важни неща, които трябва да се имат предвид. Направете обход на помещението, за да видите как околната среда може да повлияе на силата на сигнала. Внимателно проучете как персоналът в момента изпълнява задачите си, за да знаете какви промени ще са необходими. Също така се уверете, че новата RFID технология ще работи добре с вече използваните системи. Всички тези стъпки помагат за изграждането на ясен план за внедряване на системата, без твърде много неочаквани изненади по пътя.
Поставянето на RFID етикети в цялата библиотечна колекция е един от ключовите етапи при внедряването на тази технология. Всеки един елемент наистина трябва да има собствен етикет, независимо дали е книга, DVD или списание. Библиотеките могат да извършат този процес постепенно с течение на времето или наведнъж, ако ресурсите позволяват. За да всичко бъде правилно свързано, е необходимо тези миниатюрни чипове да се интегрират със съществуващата система за управление. Когато се направи правилно, персоналът получава моментален преглед къде се намира всяка една книга, знае точно къде е изчезнала загубената и обработва връщанията далеч по-бързо отпреди. Само дето, ако просто се залепят етикети, без да се осигурят правилните връзки? Е, това обезсмисля наполовина реалните предимства на RFID технологията, честно казано.
Получаването на максимален ефект от новата RFID система изисква подходящо обучение за персонала в библиотеката. Обучението трябва да включва информация как RFID системата всъщност работи на практика, като обхваща неща като използването на тези автоматични станции за заемане и проследяването на инвентара чрез етикети. Това помага за намаляване на грешките и прави ежедневните операции да протичат по-гладко. След като всички преминат обучението, е важно да тествате цялостно системата напълно, преди да я пуснете в цялата библиотечна мрежа. Тестването разкрива дали RFID четящите устройства и етикетите работят правилно заедно или ако има проблеми със съвместимостта. Провеждането на пилотна програма в малък мащаб първо ни дава време да открием евентуални проблеми в системата и да ги поправим, преди да я разгрнем във всички клонове. Въпреки че нито една интеграция не минава напълно безпроблемно, изпълнявайки тези стъпки увеличаваме шансите RFID технологията успешно да се интегрира в библиотечните операции.
Благодарение на интегрираните RFID четци, рафтовете с умни технологии променят библиотеките. Тези рафтове разполагат с вградени RFID четци, които могат да определят кои книги се намират на тях във всеки един момент. Когато определени секции започнат да изчерпват популярни заглавия, персоналът получава уведомление и знае точно къде първо да допълни наличността. Ползвателите също печелят, защото могат онлайн да проверят дали конкретна книга е на разположение, преди да отидат до рафта, което спестява време и нерви на всички. Много библиотеки отбелязват значителни подобрения в работния процес след инсталиране на тези системи, с по-малко губещи се предмети и по-доволни клиенти, които вече не губят време в търсене на книги по празни места.
Самообслужващи се табла с RFID в библиотеките наистина правят разлика, когато става въпрос за вземане и връщане на книги. Посетителите могат сами да си вземат книгите и да оставят стари, без да чакат помощ от персонала, което намалява досадните опашки, които всички мразим. Когато библиотеките инсталират тези системи, служителите имат възможност да се занимават с неща, които отиват по-далеч от просто обработване на транзакции. Вместо цял ден да стоят зад щандовете, персоналът може да прекарва времето си в помощ при намирането на ресурси, организиране на събития или дори в поправка на компютри, които винаги сякаш се сриват около изпитния период. Краен резултат? Доволни потребители, които не трябва да чакат на опашка цяла вечност, както и библиотекари, които най-накрая имат време за проекти, които наистина имат значение за общността, вместо просто да сканират баркодове.
Библиотеките започват да използват роботизирани инвентарни системи, използващи RFID етикети, за по-добро проследяване на книги и материали. Роботите извършват автоматични инвентаризации и намират загубени или неправилно поставени елементи значително по-бързо, отколкото персоналът. Проучвания показват, че когато библиотеките преминат към тези роботизирани системи, базирани на RFID, те отбелязват по-малко грешки в записите си и спестяват средства за персонал. Освен че поддържат по-добра организация, тези системи значително намаляват часовете, изразходвани за ръчна инвентаризация. Това означава, че библиотекарите могат да прекарват повече време, за да помагат на посетителите, вместо цял ден да търсят липсващи книги. Някои библиотеки съобщават, че са намалили времето за инвентаризация наполовина, като в същото време поддържат по-високи нива на точност в събирането на материалите.
Чрез прилагането на тези иновативни приложения, библиотеките могат да предлагат подобрени услуги, гарантирайки удовлетвореността и ангажираността на своята публика. С продължаващото развитие на библиотечния ландшафт, интеграцията на RFID технология става незаменима част от modenото управление на библиотеки.
Когато RFID среща IoT и AI, библиотеките получават доста интересни инструменти за проследяване и анализ на най-различна информация. Комбинацията позволява на библиотекарите да предвиждат кои книги хората може да поискат в бъдеще, да определят по-добре къде да разпределят ресурсите и дори да предлагат персонализирани списъци с препоръчана литература, базирани на предишни заемания. Библиотеките, които приемат тази технологична комбинация, започват да реагират по-бързо на реалните нужди на потребителите, вместо да предполагат какво мислят, че клиентите искат. Някои филиали вече съобщават за по-кратки чакания за популярни заглавия и по-добро управление на инвентара, след като използват тези системи заедно с традиционните RFID етикети.
RFID технологията, комбинирана с напреднали аналитични инструменти, осигурява на библиотеките истинско съкровище от информация относно това какво действително правят посетителите, какво харесват и как използват ресурсите на библиотеката. Когато библиотекарите анализират данните от RFID системите, те могат да коригират селекцията на книги и предоставяните услуги, така че да отразяват реалните нужди на потребителите, вместо да правят предположения. Целта е да се гарантира, че средствата и усилията ще бъдат използвани там, където ще имат най-голям ефект. Библиотеките, които прилагат този подход, обикновено отбелязват по-голямо удовлетворство сред клиентите, тъй като отговарят на действителното търсене, а не на остарели предпоставки за нуждите на читателите.
Библиотеките все повече започват да използват RFID технологии, а с това и екологичните проблеми започват да заемат централно място. Вече се обръща все повече внимание на материали, които няма да навредят на планетата, както и на начини за намаляване на количеството остаряла електроника, която завършва на съоръженията за захранване. Насреща, много експерти смятат, че ще започнем да виждаме биоразградими RFID етикети, които навлизат в библиотечните системи. Тези етикети се разпадат естествено с течение на времето, вместо да седят завинаги на депото. В същото време расте интересът към системи, които не поглъщат много електроенергия при работа. Когато библиотеките се насочат към екологични практики, те всъщност спестяват средства на дългосрочен план. Освен това това подпомага по-големите усилия за защита на околната среда за идните поколения.
