RFID-tunnisteet muuttavat pesulan toimintaa yleisesti. Ne lähettävät tietoa vaatteista ja tekstiileistä radiotallenteiden kautta, mikä mahdollistaa automaattisen seurannan ilman jatkuvaa ihmisen valvontaa. Näitä pieniä laitteita pidetään usein suoraan kankaissa tai kiinnitetään vähän vaatekappaleisiin, kuten pyyhkeisiin ja vuodevaatteisiin, jotta jokainen yksittäinen kappale voidaan käsitellä nopeasti ja seurata koko elinkaarensa ajan pesulassa. Suurin etu? Vähemmän virheitä, koska ihmisten ei tarvitse enää manuaalisesti tarkistaa kaikkea. Tutkimusten mukaan eri aloilla, kun yritykset siirtyvät RFID-järjestelmiin, niiden varaston tarkkuus paranee noin 95 %:iin. Suurille pesuloille, jotka käsittelevät satoja tai jopa tuhansia esineitä päivittäin, tämä tarkkuus ratkaisee kaiken. Henkilökunta käyttää vähemmän aikaa kadonneiden esineiden etsimiseen tai varastojen uudelleenlaskentaan, mikä vapauttaa heidät muihin tärkeisiin tehtäviin.
RFID- ja NFC-tekniikkojen käyttökohteiden valinnalla on suuri merkitys ratkottaessa, mikä teknologia parhaiten vastaa tietyillä vaatimuksia. RFID tarkoittaa radiotaajudentunnistusta ja toimii selvästi pidemmällä etäisyydellä kuin NFC, joka tarkoittaa lähikenttäviestintää ja vaatii lähes kosketusetäisyyden toimiakseen oikein tunnisteiden kanssa. Eräs suuri ero on siinä, kuinka monta tunnista kumpikin järjestelmä voi lukea kerralla. RFID-järjestelmät voivat skannata useita esineitä samanaikaisesti, mikä selittää niiden suosion paikoissa, kuten pesuloiden tavaroiden seurannassa. NFC kommunikoi yleensä vain yhden tunnisteen kanssa kerrallaan, mikä sopii hyvin esimerkiksi mobiilimaksuihin kaupoissa. Hinnat ovat myös tärkeä ero. RFID-tunnisteet ovat kalliimpia, koska ne tarjoavat pidemmän kantaman ja lisäominaisuuksia. Useimmat yritysmaailmassa pitävät RFID:tä kannattavampana isommissa toiminnoissa, kuten hotellien liinavaatteiden varastonhallinnassa, kun taas NFC on edelleen suosituin maksutilanteissa kauppojen kassojen kohdalla.
Hotellit ovat huomanneet, että RFID-teknologia muuttaa tavallaan, miten ne pitävät kirjaa esimerkiksi vuodevaatteista ja henkilökunnan univormeista, koska se antaa heti tietoa siitä, mikä on juuri nyt käytettävissä. Kun päälliköt saavat tätä nopeaa päivitystä, se vähentää turhia varastojen epäjohdonmukaisuuksia, jotka hukuttavat aikaa ja rahaa kaikilla osastoilla. Kun varastotilanne on hyvin hallussa, hotellinjohtajat voivat myös suunnitella tulevaisuutta fiksummin. He eivät päädy ostamaan liikaa tai jäämään ilman tarvikkeita, mikä tekee taloudellisesta suunnittelusta helpompaa. Joissain tutkimuksissa on havaittu, että kun hotellit seuraavat varastojaan reaaliajassa, asiakkaat eivät juurikaan joudu tilanteisiin, joissa pyyhkeet on loppu tai henkilökunta ilmestyy ilman tarvittavia varusteita. Ja arvaa mitä? Tyytyväiset asiakkaat tulevat takaisin, joten tämä pieni teknologinen kehitysaskel alkaa pitkässä juoksussa tuottamaan hyvin asiakasuskollisuutta.
Kun hotellit alkavat käyttää RFID-teknologiaa toimintojensa yhteydessä, heillä on usein merkittäviä säästöjä työvoimakustannuksissa, koska varastonhallinta ei enää vaadi jatkuvaa manuaalista työtä. Joidenkin alan tutkimusten mukaan kun hotellit siirtyvät automatisoituihin varastointijärjestelmiin, ne säästävät tyypillisesti noin 20–30 prosenttia henkilöstön työaikakustannuksista. Vähemmän käsin tehtyä työtä tarkoittaa sulavampaa päivittäistä toimintaa, vähemmän vahingossa tapahtuvia virheitä ja työntekijät voivat käyttää enemmän aikaa suoraan asiakkuuteen sen sijaan, että heitä hukattaisiin paperityöhön ja varastojen laskemiseen koko päivän. Rekisteröintipalvelun henkilökunta voi sen sijaan keskittyä varmistamaan, että asiakkailla on hyvä kokemus, eikä heidän tarvitse tuhlata tunteja etsiä puuttuvia tavaroiden tai korjata varastovirheitä.
RFID-seuranta auttaa vähentämään kadonneiden pyyhkeiden ja liinojen määrää, koska se näyttää tarkasti, mitä vieraile ja henkilökunnalle on jaettu. Joissakin tutkimuksissa on havaittu noin 30 %:n lasku liinojen kadon määrässä, kun hotellit ottavat käyttöön nämä järjestelmät, mikä tietysti tarkoittaa vähemmän rahaa, joka menee kadonneiden vuodevaatteiden ja pyyhkeiden korvaamiseen. RFID-tunnisteiden avulla hotellien johtohenkilöt voivat seurata tarkemmin, kuinka usein pesukoneisiin menee pyykkiä ja nähdä itse varaston kunnon. Useimmille laaturavintoloiden yrityksille RFID-teknologian ostaminen kannattaa useilla tavoilla. Se ei ainoastaan säästä rahaa uusien liinojen ostamisessa, vaan se myös parantaa tulosta, koska ei hukata resursseja korvaamaan sellaisia tavaroiden, joita ei olisi pitänyt kadottaa alun perinkään.
ARIA Resort erottuu RFID-teknologian käytössä univormujen seurauksessa suuressa varastossa, joka sisältää noin 125 000 kappaleen kokoelmia, kuten henkilökunnan t-paitoihin ja keittiövaatteisiin. Kun RFID otettiin käyttöön päivittäisessä toiminnassa, asiat muuttuivat nopeasti. Inventointi, joka aiemmin kesti päiviä, suoritettiin tunneissa. Tutkimukset osoittavat, että kun resortti otti RFID:n käyttöön, univormien hallinnan aikaa säästettiin noin 40 %. Tämän parannuksen käytännön toteutus on erityisen mielenkiintoista. Hotellien johtajille, jotka harkitsevat samanlaisten järjestelmien käyttöönottoa, ARIA tarjoaa konkreettisia esimerkkejä siitä, mitä voi tapahtua, kun RFID-integraatio tehdään oikein. Ajan ja rahan säästöt ovat itsensä puhuttavana ja siksi neuvottelukelpoisia kaikille, joilla on suuria univormivarastoja.
Palace Resorts on ottanut käyttöön RFID-teknologiaa useilla ominaisuuksillaan, mikä on parantanut sekä toimintoja että vieraan kokemusta. RFID-järjestelmät auttavat siinien seurannassa ja varastonhallinnassa kaikilla näillä eri sijainneilla, antaen johtajille selkeämmän hallinnan kaikista. Vieraiden tyytyväisyyspisteet ovat nousseet viime aikoina melkoisesti myös kiitos nopeamman pesulan kääntöajan, joka on mahdollista RFID-tunnisteiden ansiosta. Palace Resortsin menestyksen tarkastelu osoittaa, kuinka tehokas RFID voi olla, kun se otetaan käyttöön oikein hotelleissa ja lomakeskuksissa. Se muuttaa peliä siitä, kuinka päivittäin majoitusyritykset toimivat ja pitävät silti vieraat tyytyväisinä.
Royal Jersey Laundry on ottanut käyttöön pilvipohjaisen RFID-seurantajärjestelmän pesulan toimintoja varten, mikä mahdollistaa kaiken seurannan likaisista liinoista puhtaisiin pyyhkeisiin siirryttäessä laitoksen kautta. Tämän järjestelmän ansiosta johtajat voivat käyttää tietoja etänä suoraan sormenjäljissään, mikä auttaa heitä tekemään parempia päätöksiä nopeammin ongelmatilanteissa ruuhkaisina aikoina. Tutkimukset osoittavat, että tällaiset seurantajärjestelmät vähentävät hukkamateriaaleja ja varmistavat, että resurssit käytetään tehokkaasti juuri siellä, missä niitä tarvitaan eniten – mikä on erityisen tärkeää pesutilavuuksien vaihdellessa kausiluontoisesti. Royal Jerseyn RFID-taggien ja pilvipalveluiden integrointi osoittaa kuinka paljon moderni teknologia voi tehostaa toimintaa majoitusalan ympäristöissä, vähentäen samalla ympäristövaikutuksia verkostonsa useilla toimipaikoilla.
RFID-järjestelmien oikeanlainen toiminta hotelleissa vaatii, että ne yhteensopivat paikan päällä jo olevan hallintajärjestelmän kanssa. Kun eri alustat kommunikoivat keskenään ongelmitta, henkilökunta ei joudu käyttämään niin paljon aikaa tiedon etsimiseen useiden näyttöjen välillä. Useimmat hotellinjohtajat huomaavat, että sulavampi tietojen vaihto vähentää turhaa työtä ja säästää arvokkaita minuutteja koko päivän ajan. Hospitality Tech Reviewn tekemässä tutkimuksessa vuonna 2022 todettiin, että hyvin integroidut järjestelmät paransivat päivittäistoimintoja noin kolmanneksella. Näin ollen RFID-ratkaisuja valitessa älykkäät hotellinhallinnot eivät valitse vain silmiinpistävintä teknologiaa. He tarkistavat, että uusi laitteisto toimii yhteensopivasti jo hankitun infrastruktuurin kanssa, jotta se tukee olemassa olevaa työnkulkua eikä haittaa sen toimintaa.
RFID-järjestelmien käyttöönotto ei rajoitu vain laitteiston asennukseen. Myös henkilöstön koulutus on tärkeää, jotta he voivat saada järjestelmät toimimaan heidän työkaluikseen. Ilman ymmärrystä siitä, miten kaikki liittyy yhteen, edes paras teknologia ei tuota tuloksia. Yritysten tulisi myös huomioida muutoksenhallinta, kun uutta teknologiaa, kuten RFID-tageja, otetaan käyttöön. Ihmiset vastustavat luonnostaan tuntematonta, mutta hyvä viestintä ja tuki voivat tehdä suuren eron. Säännölliset kertauskurssit auttavat työntekijöitä tottumaan tavaroiden skannaukseen, varaston tarkistamiseen ja ongelmien ratkaisemiseen niiden noustessa. Yritykset, jotka ottavat tiiminsä mukaan jo ensimmäisestä päivästä alkaen, saavuttavat yleensä parempia tuloksia, koska työntekijät eivät enää vain seuraa ohjeita. Heistä tulee osa ratkaisua, mikä tarkoittaa, että kaikki oppivat käyttämään RFID-teknologiaa paljon nopeammin kuin jos se olisi pakotettu ylhäältä päin.
Pienten hotellien kohdalla, jotka harkitsevat RFID-teknologian käyttöönottoa, on erittäin tärkeää tehdä oikeaoppinen kustannus-hyöty-laskelma ennen kuin tehdään mitään suuria päätöksiä. Hotellin omistajan tulisi arvioida alkupanemiskustannukset suhteessa siihen, mitä voidaan säästää myöhemmin esimerkiksi säästettyjen työtuntien ja tarvikkeiden paremmalla seurannalla. Joitain tutkimuksia on olemassa, joiden mukaan useat pienet hotellit alkavat itse asiassa saada rahaa takaisin jo yhden tai kahden vuoden kuluessa RFID-järjestelmien käyttöönoton jälkeen, koska toiminnot sujuvat tehokkaammin. Siirtymisen yhteydessä johtajien kannattaa tutkia erilaisia maksuvaihtoehtoja, jotka sopivat yrityksille, joilla on tiukempi budjetti. Joillakin toimittajilla on tarjolla kuukausittaisia maksusuunnitelmia sen sijaan, että vaadittaisiin isot alkumaksut, mikä tekee siitä helpompaa pienemmille kiinteistöille aloittaa ilman, että pankkitili tyhjenee.
